Как вести деловую переписку в мессенджерах. Простые правила

Мессенджеры из сервиса для личного общения превратились в площадку для проведения деловых переговоров. Обсуждение в общих чатах деталей предстоящих сделок, обмен документами и согласование финальных договоренностей стали вполне привычным делом. Да и согласно части второй статьи 434 Гражданского кодекса РФ сообщения в мессенджере подпадают под понятие «электронного документа», так как пользователи авторизуются в нем с помощью логина и пароля. При этом большая часть пользователей продолжают воспринимать общение в мессенджерах и соцсетях как неформальное и часто не отдают себе отчет в том, что слово, написанное в мессенджере, может быть использовано против них точно так же, как официальный документ или отпечаток пальца.

Называйте вещи своими именами

Для судов, которые разбирают дела, связанные с перепиской в мессенджерах, ключевым моментом является вопрос идентификации участников чата. Проблема в том, что мы сами даем имена тем, кто попадает в список наших контактов. Может случиться так, что под одним и тем же именем в телефоне будут сохранены сразу несколько абонентов, и будет непросто понять, кто из них действительно является участником переговоров. К примеру, суд может не признать претензии истца, если ответчиком в суде выступает конкретная компания, а на скриншоте из Viber фигурирует условный Иван Иванов.

Чтобы избежать подобной проблемы, нужно получить подтверждение, что номер мобильного телефона принадлежит именно тому человеку, с которым вы ведете переговоры. Пусть собеседник представится в чате и подтвердит принадлежность номера. Если в суде ваш контрагент попробует оспорить собственное утверждение, это может быть расценено как недобросовестность или даже мошенничество. Другой способ — попросить контрагента оформить у нотариуса заявление о том, что номер принадлежит определенному человеку.

Также важно корректно сохранять имя и должность того, с кем вы договариваетесь в контактах. Вместо «Вася-трубы» в вашей телефонной книге должен появиться контакт «директор ООО “Пайпер” Иванов В. И.». На руку вам также сыграет любое простейшее подтверждение ваших слов действиями. К примеру, если в момент договоренности от вас на счет ООО «Пайпер» поступила даже минимальная сумма, это послужит подтверждением действительности договора. Доказать, что номер принадлежит компании, будет еще проще, если он указан на ее сайте.

Кстати, с 5 мая этого года при определении «кто есть кто» стало полегче — анонимность в мессенджерах, по замыслу государства, исчезла. В силу вступили новые правила «Идентификации пользователей Интернета». Правила, в частности, определяют ситуации, когда участника переписки можно будет точно установить по номеру мобильного телефона. Организаторов мессенджеров обязывают отправлять запросы сотовым операторам, а те в течение 20 минут должны предоставить сведения о владельце номера. Если данных нет, в пользовании сервисом абоненту откажут.

Если эти правила будут работать, то суды не смогут впредь говорить, что мессенджер не позволяет идентифицировать пользователя. Но советы, которые мы давали по поводу идентификации участников переписки, пригодятся и после вступления правил в силу. Неизвестно, насколько эффективными будут эти новые правила, по крайней мере в первое время, ведь тяга к общению «под прикрытием» вечна. Кроме того, правила сформулированы так, что не ясно, «накроет» ли тотальная идентификация только новых пользователей или «сосчитают» всех. Есть и другие вопросы: например, как будут исполнять правила зарубежные организаторы сервисов? Возможно, мы получим нечто похожее на «блокировку» Telegram. 

Немного о Telegram

Этот мессенджер для заключения договоров лучше не использовать. Во-первых, важно помнить, что в России Telegram заблокирован и суды могут в принципе не рассматривать переписку в нем как надлежащие доказательства.

Во-вторых, он предназначен именно для того, чтобы «не оставлять следов». Пользователи могут удалять сообщения в обычных чатах у обоих участников переговоров, а в секретных чатах есть возможность настроить таймер так, чтобы сообщения удалялись автоматически. Время до удаления может быть очень коротким, но участник может успеть сделать скриншот. Он вряд ли поможет в суде, так как доказать, что скриншот сделан именно из чата, трудно. Так что заключение договора в этом мессенджере сродни подписанию договора на горящей бумаге. Если такое желание все же есть, то заверьте (если успеете) сообщения у нотариуса, пока они еще не удалены из чата. Не все нотариусы будут готовы заверить доказательства из «заблокированного» Telegram, поэтому такого специалиста придется поискать. Предоставление переписки из секретного чата в суд не будет являться нарушением ее тайны, если это необходимо для защиты интересов одной из сторон (и если суд захочет принять такие доказательства). Тем более что в случае заключения договора в мессенджере это не просто переписка, а текст договора. 

Как правильно договариваться

В одном из судов рассматривалось дело: в WhatsApp стороны договорились о том, что будет сшита партия водолазок. Поставщик закупил ткань, взяв для этого кредит. Покупатель в итоге не заплатил за товар, и в суде поставщик не смог доказать факт заключения сделки, представив переписку в мессенджере. Суд принял такое решение из-за того, что в переписке не было прямых свидетельств заключения договора. Проще говоря, стоило предложить контрагенту заключить договор, обсудить его условия, а лучше — обменяться сканами подписанных вживую документов. 

Чтобы не оставалось сомнений в назначении чата, назовите его «Заключение договора с ООО “Пайпер”». Указывайте в переписке, что сообщение является офертой, акцептом или существенным условием договора.

Не стоит забывать, что ничто не вечно под луной: переписка может быть утеряна, смартфон — сломаться, участники чата могут удалить переписку, сотрудник может уволиться и уйти, забрав информацию с собой. Чтобы подстраховаться, создавайте резервные копии чата и используйте корпоративные номера.

Есть виды договоров, которые вовсе нельзя заключать в мессенджерах: например, купли-продажи или аренды недвижимости, купли-продажи предприятия.

Принять нельзя отказать

В мессенджерах можно не только заключить сделку, но и подтвердить исполнение ее условий. Можно обменяться фотографиями и документами, которые докажут, что работа выполнена. При этом нужно, чтобы в чате контрагент подтвердил выполнение работ. 

Важный момент: в договоре должно быть прописано, что возможен удаленный способ осмотра. Чтобы фотографии были признаны надлежащим доказательством, лучше использовать геолокацию. В чате стоит написать, что происходит осмотр для приемки по такому-то договору. 

В мессенджерах можно также расторгнуть договор или предъявить претензии, или сообщить о внештатной ситуации, но также важно, чтобы эти возможности были прописаны в договоре, который вы заключили ранее.

Кстати, переписка в чате может быть использована в качестве доказательства при рассмотрении любых дел, в том числе уголовных. И все сказанное о мессенджерах работает и в случае переписки в соцсетях. Тренд последнего времени — покупка одежды и других товаров через Instagram. При этом, переписываясь в директе, можно отправлять исчезающие видео и фото. Здесь действуют те же правила, что и для мессенджеров: нужно идентифицировать пользователей и фиксировать условия договоренности (скриншот, нотариус). Личная переписка может быть использована для защиты интересов в суде.