Мария Жук: 5 эффективных инструментов планирования для бизнеса, без которых вам не обойтись

1. Сервис по созданию заметок Notion

Один из базовых принципов эффективного планирования — строгий учет всех долгосрочных и краткосрочных целей, больших и маленьких задач, личных и профессиональных планов, и даже внезапно пришедших в голову мыслей и идей. Кому-то удобно записывать все свои дела в красивый молескин, выделяя выполненное лайнером и рисуя карикатурный портрет босса на полях. А кому-то — обзавестись онлайн-приложением, которое всегда будет под рукой, вне зависимости от используемого устройства.

Онлайн-блокнот Notion позволяет создавать и хранить текстовые заметки и списки дел, вести дневник и редактировать таблицы, настраивать шаблоны под свой вкус и потребности, а еще приглашать коллег для работы над общим проектом — обозначая дедлайны, делегируя, помечая важность и т. д.

Если вы снова решили начать новую жизнь с понедельника, в этот раз обратите внимание на минималистичный и крайне функциональный Notion. Вдруг в этот раз всё получится?

2. Корпоративный мессенджер Slack

Организовать продуктивную и результативную работу команды бывает непросто. Не всегда получается отследить, кто из коллег действительно занят выполнением горящей задачи, а кто прокрастинирует и раскладывает десятый по счету пасьянс. На помощь приходят корпоративные мессенджеры и онлайн-сервисы для делового общения. Например, один из самых популярных инструментов для коммуникации — Slack, который ежедневно используют около 1,1 миллиона пользователей.

Slack позволяет вести деловые беседы в режиме реального времени, обмениваться документами и медиавложениями, хранить файлы и вести удобный поиск по ним. Из больших плюсов — Slack можно подключить к разным внешним сервисам и настроить пуш-уведомления на любое из устройств.

Через Slack можно общаться как через общедоступные чаты, так и посредством личных сообщений, делиться экраном своего компьютера и проводить опросы внутри каналов, присылать уведомления об опоздании (полезная функция для тех, кто еще на «вы» с расписанием) и настроить регулярные напоминания.

Словом, один корпоративный мессенджер совмещает в себе и ежедневник, и средство коммуникации.

3. Яндекс.Почта и Календарь

Без чего действительно не обойтись ни одной бизнес-организации? Не без кофемашины, конечно. Без корпоративной почты. Почта может быть не только основным инструментом для коммуникации с коллегами и партнерами, но и полезным сервисом для организации многих процессов.

Например, среди рабочих инструментов Яндекс.Почты есть Яндекс.Календарь, который позволяет планировать как регулярные, так и срочные встречи. Одна из полезнейших особенностей сервиса, выгодно отличающая его от конкурентов, — отображение занятости участников. 

Сервис поможет создать встречу (причем в процессе создания сразу покажет график коллег и партнеров), установить уведомления о запланированных делах, организовать дежурство и назначить рабочие часы подчиненным, настроить уведомления на смартфоне и компьютере. Интерфейс позволяет отображать сразу несколько календарей — например, личный, календарь проекта и календарь руководителя. Личным календарем можно делиться и вести его совместно с коллегами или подчиненными, а еще интегрировать с другими календарными системами.

Яндекс.Почта как рабочий инструмент тоже дает несколько полезных возможностей, таких как:

• Работа с почтой «без рук» — на случай, если вы работаете на ходу. Пользователь может надиктовать сообщение — система переведет его в текст, а аудиофайл автоматически прикрепит к письму. Кроме того, почта может озвучить любое письмо из входящих.
• Поиск по содержимому вложенных файлов. Достаточно ввести в строку поиска нужное слово, и почтовый ящик покажет все письма с файлами, соответствующие запросу. Например, если вам нужно найти определенный договор — можно ввести название поставщика и быстро найти нужное письмо.
• Телефонный псевдоним. Испытываете неудобства, когда диктуете почтовый адрес по буквам на деловой встрече? Яндекс.Почта упрощает жизнь пользователям — можно привязать в качестве адреса свой номер телефона. Например, ivanivanov@yandex.ru превращается в 79269999999@yandex.ru, а входящие приходят на один и тот же адрес.
• Отписка от рассылок. В Яндекс.Почте легко управлять нежелательными рассылками. Сервис самостоятельно ранжирует все рассылки и предлагает отписаться от них одной кнопкой. При этом письма с информацией про заказы будут приходить на почту по-прежнему. Помимо ненужных рассылок из почтового ящика можно скрыть старые и неактуальные сообщения, например, новости о прошедших акциях.
• Переводчик. Удобная функция для работы с иностранными партнерами. Перевод осуществляется прямо в окне письма. Эта функция доступна только в Яндекс.Почте.

В числе полезных особенностей, выделяющих Яндекс.Почту на рынке, — скорость загрузки писем и медиафайлов, удобство интерфейса, а также расширенный функционал (включающий в себя настройку caldav-уведомлений и скрытых событий). 

Ну и наконец, один из больших плюсов Почты — она является частью общей экосистемы Яндекса, где все сервисы связаны между собой для максимального удобства пользователей, как в рабочих, так и личных сферах. Например, загруженные в облачное хранилище заметки можно просматривать, залогинившись в почте и не тратя время на ввод дополнительных паролей. А большие файлы при прикреплении к письму в Почте автоматически загружаются на Яндекс.Диск.

4. Сервис для графического дизайна Canva

Возникла необходимость в создании красивой презентации проекта, а дизайнеры, как обычно, заняты чем-то более важным? У босса скоро день рождения и вам выпала честь подготовить приглашение на праздник? Хотите нарисовать посадочную страницу для встречи с партнерами, но сомневаетесь в своих силах?

Попробуйте приложение для создания графических материалов Canva и почувствуйте себя настоящим художником. Редактор позволяет создавать неограниченное количество изображений благодаря готовым фотографиям, векторным изображениям и иллюстрациям (пользователи могут также загружать свой контент), обрабатывать снимки с помощью уже настроенных фильтров и ручных настроек редактирования, добавлять иконки и значки, подбирать многочисленные шрифты и настраивать шаблоны. 

В сервис встроен небольшой видеоурок с подсказками от разработчиков, а дополнительные лайфхаки по использованию сервиса можно с легкостью найти на том же YouTube.

5. Приложение для учета рабочего времени Hours

Чувствуете, что время утекает сквозь пальцы, а в сутках совершенно не хватает 24 часов? Возможно, проблема не в количестве дел, а в неправильном распределении приоритетов. Проблему можно решить, воспользовавшись приложением для учета рабочего времени. Все гениальное просто. В приложении Hours можно создавать задачи и их описания, помечать их наклейками для визуального различия и, главное, задавать время, необходимое для выполнения.

В центре уведомлений легко закрепить виджет, который будет отображаться на главном экране. Там можно запускать таймер для разных задач, останавливать его, просматривать задачу и ушедшее на нее время. Кажется, таймер важных задач действительно помогает сосредоточиться на главном и ограничить бесчисленные перекуры с коллегами и паломнические походы за новой чашкой чая.