Екатерина Мельникова: Как провести корпоратив на удаленке

Чтобы выбрать формат онлайн-мероприятия, необходимо учитывать несколько факторов. В первую очередь определите, с какой целью вы организуете встречу: отпраздновать знаменательное событие, укрепить корпоративный дух сотрудников или просто приятно провести время в кругу коллег. Вам необходимо знать, сколько у вас времени на подготовку, какой бюджет и какими техническими возможностями обладает ваша компания. Также подумайте, насколько близки ваши сотрудники по возрасту и увлечениям. Если ваша аудитория неоднородна, желательно не фокусироваться на какой-то узкой тематике, а подготовить более универсальную программу.

Можно выделить несколько основных форматов виртуальных корпоративов. Настоящим трендом весны 2020 года стал онлайн-бар для сотрудников. Концепция максимально проста: коллеги собираются перед мониторами компьютеров с напитками на выбор, подключаются к видеоконференции и общаются в неформальной обстановке. Такой вариант корпоративных встреч практиковался, например, в компании Srax, штаб которой насчитывает около 150 сотрудников в пяти офисах по всему миру. На первую же встречу такого формата пришло более 90 человек, и вечеринку даже пришлось перенести из приложения Highfive на более стабильную платформу Google Hangouts.

Подобный онлайн-корпоратив можно организовать в минимальные сроки, и он обычно не требует финансовых вложений, если только вы не будете, к примеру, покупать платный доступ к платформе для видеоконференций или нанимать диджея. Это отличный способ расслабиться вместе с коллегами, однако для торжественных случаев он не подходит и со временем может наскучить.

Чуть более затратным с точки зрения времени и усилий станет виртуальный квартирник. Всегда интересно увидеть своих коллег с новой стороны, и наверняка в коллективе найдутся сотрудники, которые захотят поделиться своими талантами. Но в этом случае важно заранее продумать программу и желательно найти ведущего, пусть даже это будет кто-то из компании. Если вы проведете открытую трансляцию на YouTube, концерт смогут посетить не только сами сотрудники и их семьи, но также зрители за пределами компании, например соискатели и подписчики социальных сетей.

В качестве тимбилдинга вполне годятся квизы или квесты, в которых сотрудники будут участвовать не индивидуально, а разбившись на команды. Можно самостоятельно заняться организацией: назначить ответственного человека или команду, которая придумает вопросы или задания, и использовать доступные платформы. Для квизов подойдут сайты и приложения для видеоконференций, а для квестов — мессенджеры. Более простой способ — оплатить участие сотрудников в существующем онлайн-квизе или квесте. Многие организаторы готовы создать кастомизированную игру, которая будет включать задания, связанные с историей и деятельностью компании или лично с сотрудниками.

Мастер-классы, популярность которых возросла во время самоизоляции, скорее всего, также заинтересуют многих сотрудников. Они оценят возможность развить профессиональные компетенции или просто попробовать что-то новое. Однако, если занятие не связано с вашей профессиональной деятельностью, стоит внимательно отнестись к выбору предмета изучения. Это как раз тот случай, когда на формирование программы влияют возраст и интересы сотрудников. Один из вариантов — попытаться подобрать максимально нейтральное занятие, например организовать арт-вечеринку. Другой — смириться с тем, что не все сразу будут задействованы в мероприятии, и провести серию мастер-классов. Кроме того, если мастер-класс подразумевает использование особых инструментов, нужно будет заранее озаботиться доставкой всего необходимого на дом сотрудникам либо попросить участников мероприятия подготовиться самим.

К примеру, в креативной студии Cohere еще до начала карантина регулярно проходили мастер-классы, посвященные еде, дизайну и устойчивому развитию. С введением самоизоляции все встречи начали проводиться виртуально. Занятия, начиная с мастер-класса «Как выращивать грибы в домашних условиях» и заканчивая курсом о сочетаемости сыра и вина, проходили для сотрудников абсолютно бесплатно и пользовались такой популярностью, что было принято решение открыть также запись для желающих за пределами компании.

Наиболее сложным с точки зрения организации станет традиционный корпоратив, перенесенный в онлайн-формат. Вам понадобятся не только четко проработанная программа, но также профессиональный ведущий-модератор, диджей и фотограф, который умеет поймать момент даже через веб-камеру и помочь сотрудникам позировать для удаленной съемки. Вместо угощений и напитков можно подготовить подарочные наборы, которые необходимо будет разослать коллегам заранее. Такой формат корпоратива хорош тем, что подходит для праздничных событий и обычно привлекает если не всех, то очень многих сотрудников.

Наше мероприятие для коллег, посвященное дню рождения компании, тоже проводилось в онлайн-формате. В качестве развлекательной программы мы выбрали квест, принять участие мог любой желающий. Задания и механику мы разрабатывали с нашими партнерами, так как выяснислоь, что многие ивент-агентства, работающие с крупными компаниями в блоке корпоративных мероприятий, оказались не готовы к онлайн-мероприятиям и большинство идей были стандартными, дорогими и не веселыми. Мы решили проводить игру на протяжении четырех дней, что дополнительно подогревало интерес участников. Задания публиковались не все сразу в один день, а ежедневно по три вопроса. Каждая команда выбирала удобный для себя формат общения — можно было общаться на платформе, в мессенджере, Zoom. Главное, чтобы кто-то один от команды посмотрел задания и потом загрузил ответ на платформу. Отсутствие необходимости общения только в одном месте — еще одно преимущество формата. 

Отдельной разновидностью онлайн-корпоративов являются спортивные мероприятия. Это могут быть совместные тренировки, фитнес-челленджи или виртуальные соревнования. Вероятно, такой способ совместного времяпрепровождения привлечет меньше людей, чем вечеринка или импровизированный концерт, но наверняка будут те, кто обрадуется возможности поддерживать форму без лишних временных и финансовых затрат. Более того, в случае с регулярными тренировками некоторые сотрудники могут найти в совместных занятиях мотивацию, которой им не хватало для занятий в одиночку. Дополнительными источниками мотивации могут стать общие чаты, где коллеги будут поддерживать друг друга и следить за успехами, и, конечно, возможность выиграть приз за лучший результат.

Важной особенностью корпоративных спортивных мероприятий является наличие тренера, который работал бы над программой занятий, давал подробные инструкции и мониторил состояние здоровья участников. Когда мы в этом году проводили ежегодный забег #Yotaбежит в онлайн-формате, мы разделили сотрудников на 12 групп. У каждой был свой чат, где тренер еженедельно давал задания и советы, готовил и присылал видео с упражнениями, отвечал на вопросы и в целом следил за ходом подготовки. Мы также провели промежуточный забег, чтобы понять, все ли справятся с дистанцией.

Иногда компании проводят единичные фитнес-встречи, в том числе в рамках других мероприятий. К примеру, на виртуальную корпоративную вечеринку для сотрудников и клиентов, организованную Create & Cultivate, были приглашены консультанты по здоровому образу жизни, которые провели 30-минутную тренировку и 20-минутную медитацию.

Одной из главных задач становится выбор платформы для встречи. В большинстве случаев оптимальным решением станет сайт или приложение для видеоконференций. Советуем изучить различные варианты, обращая внимание на то, сколько участников поддерживает платформа, какие технические характеристики требуются для бесперебойной работы, есть ли все необходимые вам функции, например возможность трансляции экрана или наличие отдельных «комнат».

Так, крайне востребованный сегодня Zoom удобен тем, что способен работать на меньшем объеме оперативной памяти, сохраняя при этом скорость подключения и качество связи. Еще он позволяет участвовать в трансляции с мобильного устройства и обмениваться документами. Другая популярная площадка Webinar.ru тоже обладает широким функционалом: на ней доступна интерактивная доска для рисования, чат с модерацией вопросов и также присутствует возможность работы с документами. Сервис Proficon не требует ни загрузки, ни установки, ни наличия дополнительных плагинов, что делает его максимально доступным. Однако даже в платной версии количество участников конференции не может превышать 250 человек.

Для проведения фитнес-челленджа или спортивного соревнования вам, вероятно, потребуется специальное приложение. У некоторых спортивных брендов есть приложения, в которых собраны тренировки и есть возможность создания коллективной цели. А с подготовкой к забегу и его проведением могут помочь такие приложения, как Map My Run, Nike Run Club, Runtastic и так далее.

Также при организации онлайн-корпоратива вам понадобится модератор. Он должен не только выступать в качестве ведущего, но и следить за тем, чтобы все участники мероприятия были вовлечены в процесс. Лучше найти человека с опытом работы на онлайн-мероприятиях, поскольку ему предстоит управлять трансляцией и мониторить чат. Причем желательно, чтобы ведущий был знаком с выбранной вами платформой. Но в любом случае стоит провести репетицию, во время которой вы сможете оценить качество связи, звука и картинки с вашей стороны и со стороны ведущего.

Протестируйте различные платформы с контрольной группой, чтобы убедиться в стабильности их работы, и на всякий случай заранее продумайте запасной вариант, к которому можно будет быстро переподключиться. Если вы покупаете премиум-доступ, внимательно прочитайте условия — фиксированная сумма может быть указана за определенное количество участников, например за сотню. Следовательно, важно заранее составить список присутствующих, разослав приглашения.

В остальном же корпоратив в онлайн-формате похож на офлайн-мероприятия. Вам также могут понадобиться сценарий с таймингом, варианты активностей, ведущий. И несмотря на трудности, плюсы таких корпоративных мероприятий очевидны не только во время карантина: есть возможность увидеться с коллегами из других городов, можно опустить дресс-код, не нужно думать о том, как добираться домой после долгого вечера. После встречи обязательно попросите сотрудников дать обратную связь, и, возможно, онлайн-корпоративы станут вашей новой традицией.