Re: Временный порядок

Начало времен

В середине семидесятых годов датский предприниматель Клаус Меллер первым подвел теоретическую базу под всем известную присказку «Время – деньги» и придумал термин «тайм-менеджмент» – ныне распространенный не меньше, чем сама присказка. В 1975 году Меллер представил так называемый тайм-менеджер – специальный ежедневник, раза в три толще обычного, зато с возможностью расписывать планы по часам, устанавливать приоритеты дел, координировать встречи и связывать одни события с другими. Тайм-менеджер в считанные месяцы разошелся громадными тиражами по всему миру. Заказы поступали к Меллеру от компаний и корпораций со всей Европы, из США и Австралии. Тогда же была создана компания Time Management International (TMI), предложившая революционные подходы к корпоративному обучению и новый формат бизнес-тренингов. Открылись филиалы в Париже, Лондоне, Лиссабоне, Мадриде, Нью-Йор­ке, Токио. Офис компании появил­ся даже в СССР – правда, только в 1988 году. К этому моменту Меллер уже написал несколько книг про системы управления временем и имел тысячи последователей. Его Putting People First («Человек прежде всего»), Personal Quality («Личное качество») и Employeeship («Корпоративная культура») гарантированно становились бестселлерами, где бы их ни выпускали.

Сейчас у TMI есть представительства в сорок одной стране и более шести миллионов выпускников. Вокруг органайзера, придуманного Меллером, выросла целая философия – как правильно использовать время, чтобы быть удачливым и счастливым. Главный ее постулат – не желать всего и сразу. Путь к успеху нужно распланировать пошагово, учит Меллер, для этого надо ставить промежуточные цели – и чем сложнее достичь конечного результата, тем больше должно быть промежуточных. Например, человек работает в call-центре крупной компании и мечтает получить должность, скажем, в отделе маркетинга той же компании. Для такого роста необходимо поучиться, а образование стоит денег. Значит, первая цель – найти деньги на курсы. Вариант №1 – заработать: возможно, для этого надо сменить работу, уйти из компании – как бы абсурдно это ни звучало. Вариант №2 – одолжить. Вот новая цель – найти кредитора. И так далее.

Этот пошаговый принцип стал основополагающим для всех техник тайм-менеджмента, созданных за сорок лет и появляющихся до сих пор.

Поставить галочку

Дэвид Аллен – шестидесятичетырехлетний консультант по вопросам личной продуктивности. Его имя знает любой, кто хотя бы раз интересовался тайм-менеджментом как таковым. Он два десятилетия разрабатывал систему Getting Things Done (GTD), что переводят на русский язык как «привести дела в порядок», но по сути это означает «поставить галочку» или «добиться, чтобы дела были сделаны». GTD – это классический пример техники тайм-менеджмента, основанной на системе учета дел. То есть главное в таких методиках – правильное планирование, в помощь которому специалисты придумывают некую идеальную схему, минимизирующую издержки и значительно повышающую эффективность любой работы, чтобы исключить лишние действия или отвлеченные мысли.

По Аллену, для правильной организации работы необходим некий архив. Это может быть ежедневник, блокнот, картонная коробка или папка на рабочем столе компьютера. Сюда попадают все без исключения дела, планы, мысли и идеи. Смысл в том, чтобы еженедельно (или чаще) инспектировать весь архив и рассматривать каждое дело по предложенной Алленом схеме – сам автор называет такой прием «горизонтальным контролем».

Извлекая из архива очередное дело, человек задает себе вопрос: достаточно ли на его выполнение меньше двух минут? Если да, то нужно сразу это дело сделать; если времени потребуется больше, то переложить его в одну из условных папок – папку «перепоручить» (то, что можно попросить сделать кого-то другого), папку «календарь» (нечто приуроченное к определенной дате) или «следующие действия» (срочные дела). Если же из архива достают идею или мысль, ее надо отправить в одну из таких папок: «отложенное», «справочная информация» или «мусор». Таким образом, уверяет автор, ни одна из записей не потеряется, человек всегда знает, что и когда он должен сделать, и экономит до часа в день. Действительно, по словам многочисленных последователей Аллена, такой подход помогает концентрироваться на главном и избавляет мозг от лишней работы.

Кроме того, Аллен разработал шестиуровневую модель обзора работы для того, чтобы видеть свои дела в целом: текущие дела; текущие проекты; круг постоянных обязанностей; то, что надо сделать в ближайшие годы; в пятилетней перспективе (три-пять лет); вообще в жизни.

Семь чудес Стивена Кови

Оппоненты Аллена, которых немало, настаивают: эффективность зависит от человеческих качеств, а не от внешних приспособлений. Главным идеологом этой группы тайм-менед­же­ров считается Стивен Кови, а главной книгой – его «Семь навыков высокоэффективных людей» (The 7 Habits of Highly Effective People). В мире продано более трех миллионов экземпляров книги, она переведена на сорок языков и около четырех с половиной лет находилась в списке бестселлеров The New York Times. Самого Кови журнал Time в 1996 году назвал одним из двадцати пяти самых влиятельных людей США. А его работы «Восьмой навык» (The 8th Habit) и «Лидерство, основанное на принципах» (Principle Centered Leadership) уже несколько лет держатся в первых строчках книжных рейтингов.

Кови активнее других использует известный метод Эйзенхауэра, по которому все дела надо группировать по степени их важности и срочности. Именно на основе этой матрицы Кови выстроил принцип «четырех квадрантов»: сначала – дела важные и срочные, потом – важные, но несрочные. Далее – неважные и срочные, если не получилось их кому-нибудь перепоручить. И, наконец, неважные и несрочные. От таких надо отказаться вовсе. То есть сначала надо оплатить просроченный счет на поставку оборудования, пока партнеры не заблокировали сделку, потом подписать договор о покупке канцелярских товаров для офиса, затем, если жена опять откажется, позвонить в ЖЭК по поводу сломанного домофона, а о том, чтобы посмотреть телепередачу, в которой снялся бывший коллега, можно забыть.

В целом же Кови учит постоянно меняться изнутри, работать над собой и пересматривать собственное отношение к жизни, окружающему миру и самому себе. А для пущей эффективности необходимы семь ключевых навыков, приобрести которые – главная задача любого, кто хочет достичь успеха.

Первым и самым необходимым навыком Кови называет «упреждающую активность», что значит не реагировать на жизненные обстоятельства, а создавать их. Упреждающая активность помогает получить второй и третий навыки: способность видеть результат работы в самом ее начале и правильно расставлять приоритеты, чтобы начинать с главного (если самому строить жизнь, ее можно распланировать куда лучше, чем полагаясь на случай). Далее следуют умение работать в команде, слушать и слышать других людей и мотивировать окружающих на трудовые подвиги. И последний навык, который Кови считает залогом успеха, – постоянное самосовершенствование во всех областях: чем лучше физическая форма, крепче дух и шире кругозор, тем легче достигнуть вершин в любой профессии.

Образец для подражания

Американский консультант Брайан Трейси двадцать пять лет занимался изучением человеческого поведения. Трейси написал полсотни книг и выпустил почти полтысячи обучающих аудио- и видеопрограмм. «Съешьте лягушку!» (Eat That Frog!) и «100 железных законов успешного бизнеса» (The 100 Absolutely Unbreakable Laws of Business Success) – самые известные его работы. Одновременно Трейси выработал свою систему тайм-менеджмента, и сейчас он один из главных представителей той группы специалистов, которые основывают свое учение на положительных примерах и правиле «причины–следствия»: если ты делаешь то же, что богатые и успешные, ты тоже станешь богатым и успешным.

Например, Трейси специально изучал биографии американских миллионеров, пытаясь найти у них общие черты. Одна из его книг так и называется: «Привычки на миллион долларов» (Million Dollar Habits). Трейси учит своих последователей верить в себя: неважно, какие у вас исходные данные, уверяет он. Конечно, миллиардерами станут не все, а вот добиться успеха по силам каждому. Советы универсальные: если выполнять все правила – но именно все, – успех гарантирован. Рекомендации разные: от классических «учиться, учиться и еще раз учиться» и «сначала ты работаешь на зачетку, потом зачетка – на тебя» до романтических – «мечтать о великом».

Андрей Успенский: Обязательно ставлю себе электронные напоминалки о днях рождения друзей, потому что о важных парт­не­рах помощник напомнит, а вот о друзьях надо самому позаботиться.

Михаил Зельман: Моя основная задача – понять, что важно, а что нет. Успеть все я не могу. И тут даже не вопрос в количестве часов: если бы их было тридцать, а не двадцать четыре, я бы все равно не успевал сделать все.