Как управлять командой, когда руководитель живет в другой стране

Второй год я живу в Турции и управляю бизнесом на расстоянии 6500 км. Несмотря на то, что я веду свои дела удаленно, прирост в прибыли за зимний квартал 2023 года составил 38% (выручка салонов на услугах и продажах косметики для домашнего использования).  Этот результат достигнут за счет активной работы с клиентской базой: поддержка и развитие системы лояльности, инструменты привлечения новых клиентов, работа со “спящими” клиентами, высокая активность в соцсетях. 

Но также рост прибыли связан с эффективным управлением командой. Ведь делать это издалека гораздо сложнее, чем руководить людьми, которых я каждый день вижу. Нужен определенный набор правил и стимулов, не говоря о технической составляющей, которая позволяет мне издалека контролировать и вдохновлять сотрудников.  

Вот мои лайфхаки управления удаленной командой для тех, кто ведет бизнес из-за границы или работает с командой дистанционно.

Перенесите часть работы в онлайн

То, что можно делать онлайн, мы делаем онлайн. Это правило распространяется на встречи, планерки, собрания, брейнштормы, согласование распоряжений, обучение. Например, в 2022 году мы отказались от очных собраний администраторов салонов и проводим встречи в Зуме. Это удобно: не нужно тратить время на дорогу, сбивать график работы. Встречи записываются в облако, и новые администраторы могут их пересмотреть.

Выезды на встречи планируем только при реальной необходимости. Даже если вы не работаете дистанционно, практикуйте онлайн общение. Так вы сепарируетесь от бизнеса и получаете возможность в любой момент уехать по делам или в отпуск, и процессы не замедлятся.   

Часто предприниматели сами устраивают имитацию бурной деятельности (ИБД) хотя работа выстроена и их постоянного присутствия уже не требуется. С такими проблемами ко мне приходят в наставничество, где я разбираю каждый случай индивидуально. Кто-то страдает ИБД по причине контроля своей важности: только так собственник чувствует значимость в бизнесе, хотя без его жесточайшего надзора все может прекрасно работать. Моя ученица сказала: "Как только я ослабила вожжи, выручка выросла!". Кто-то боится, что без гиперконтроля все развалится. Такой вопрос нужно решать через доверие к команде: набирать и обучать тех людей, на которых вы сможете положиться. Это чувство приходит с опытом, иногда путем проб и ошибок. Но только так можно двигаться вперед. 

Контролируйте длительность встреч

При встрече с командой уделите первые 5-10 минут на small talk, то есть на разговоры о чем-то кроме работы: как у коллег дела, что нового, какая погода за окном. Выговориться, излить душу тоже надо, для этого достаточно одного-двух раз в месяц. Остальное время - созвоны по существу: 

• Раз в неделю на час я созваниваюсь с каждым топ-менеджером; 
• Раз в неделю общее собрание со всеми управляющими; 
• Раз в месяц общий созвон с командой топов и управляющими для подведения итогов месяца. 
• Один раз в 2 месяца (или чаще по запросу) я провожу собрание-тренинг для администраторов. Обычно оно занимает 1-2 часа в формате zoom или google meet. 

Такой график онлайн встреч позволяет держать контакт с командой и руку на пульсе по всех делах, а также и быть с ними на одной волне.

Фиксируйте тезисы и темы обсуждений в онлайн блокнотах

Все темы обсуждений должны быть зафиксированы, не стоит оставлять их в воздухе. Мы с командой ведем протоколы встреч в общем приложении. Это удобно: каждый имеет доступ к информации, может корректировать ее в случае необходимости. Можно использовать разные сервисы: Google-keep, Google Calendar и другие. Их удобство в том, что можно увидеть все поставленные задачи, назначить ответственных за их выполнение, выбрать сроки и сразу же вставить ссылку на следующую онлайн встречу.

Основную коммуникацию ведем в Telegram. Используем его только в рабочее время. В ТГ есть удобная функция "отложенной отправки": можно ставить время отправки на нужные часы работы, чтобы не отвлекать сотрудника в его выходной.

Регулярность встреч

• В начале недели подводим итоги прошлой недели и обозначаем планы на текущую.
• Раз в месяц оцениваем итоги месяца, а именно процент выполнения плана, разбираем ошибки, определяем точки роста.

Переходный период

Удалённая работа требует и от руководителя, и от сотрудников самодисциплины и большей самостоятельности. Переход в удаленный формат с личных встреч на онлайн-конференции могут тяжело даваться сотрудникам, особенно тем, с кем вы долго работали бок о бок. 

Человеку привычно, что вы раньше все делали рядом, сидя за соседними столами, или обсуждали за чашечкой кофе. Поэтому эта проблема может возникнуть при переходе с личной коммуникации на письменную. Приучайте, что личных встреч сейчас будет меньше. Мы перешли в новый формат работы, теперь мы работаем так.

На видео-встрече вы можете услышать: “Увидимся, расскажу...” или “Ну ладно, не буду отвлекать, приедешь - обсудим”. На это я говорю: “Стоп, что мешает рассказать сейчас?”. Или замечаете, что сотрудник пишет вам реже, а на ваш вопрос “почему” отвечает: “не хочу тебя отвлекать”..

Решить эту проблему можно, если заранее выделять время на рабочие задачи и на обсуждение личных вопросов. Можно пользоваться таск-менеджерами или другими сервисами при постановке задач: Jira, Trello, где есть возможность отмечать сделанные дела и не тратить на это время на видеоконференциях. 

Всегда запрашивайте обратную связь от сотрудника, уточняйте, понял ли он задачу, что собирается делать в первую очередь, какие шаги планирует для результата. В удаленном руководстве результат важнее процесса, поэтому чем тщательнее вы обсудите детали “на берегу”, тем лучше. 

В конце разговора уточните, осталось ли что-то еще, есть ли дела или вопросы, требующие вашего личного присутствия? Отнеситесь с пониманием к переходному периоду. Вводите изменения постепенно. 

Доверяйте своим сотрудникам

Некоторые руководители убеждены, что как только они отворачиваются, их сотрудники перестают работать и начинают прокрастинировать. Работая дистанционно, сложно контролировать персонал, разве что постоянно отвлекать людей от работы вопросами, требованиями отчета и в целом психологически напрягать. 

При удаленной работе (и не только) очень важно доверять своей команде. Для контроля есть определенный график, о котором знают сотрудники и отчитываются каждый в свое время. Если запланированные показатели растут, значит, работа идет эффективно и правильно. Если идут убытки, стоит проанализировать причины. В любом случае тотальный контроль снижает продуктивность работы, а доверие и совместный подход к решению всех вопросов только укрепляет коллектив. 

Чтобы дистанционное руководство было комфортным и успешным и для сотрудников, и для руководителя, отношения в команде должны быть хорошими и доверительными. Никакая технология или сервисы не заменят эффективность менеджера, который умеет четко и правильно доносить мысли, ставить задачи и координировать работу команды из любой точки мира.