Тайм-менеджмент. Или успеть неуспеваемое.

 

Крупный Банк. Время — 18:00, все сотрудники сидят трудятся. Один из сотрудников выключает компьютер, надевает пиджак, берет портфель и уходит. Все провожают его неодобрительным взглядом. Следующий день. В 18:00 тот же сотрудник выключает компьютер, надевает пиджак, берет портфель и уходит. Все продолжают работать и начинают недовольно шептаться. Следующий день. В 18:00 тот же сотрудник выключает компьютер, надевает пиджак, берет портфель и тут к нему подлетает коллега:

 — Вася, как тебе не стыдно, мы сидим, работаем, конец квартала, столько отчетов, нам тоже хочется вовремя домой, а ты такой единоличник...

— Ребята, да я вообще в ОТПУСКЕ!

 

Часто в моей практике встречается запрос: «Ничего не успеваю и надо что-то с этим делать». Так было и в очередной раз, когда ко мне пришел молодой человек, который совмещал много видов деятельности. Он и учился, и работал, и занимался в спортивной секции. Нам пришлось «комплексно» подходить к вопросу планирования его времени, иначе он так и не смог бы полностью все успевать. Потому что в данной ситуации внимание нужно было держать сразу на нескольких сферах.

Слышим «успевать все» - думаем тайм-менеджмент. Но тайм-менеджмент – это не набор уникальных и волшебных техник, которые сделал один раз и все как-то само начало укладываться в отведенные временные рамки, а это в первую очередь дисциплина и самоконтроль, а так же желание быть эффективным. Ведь если мы вспомним примеры богатых и успешных людей, у них не было дополнительных часов в сутках, они просто грамотно распоряжались своим временем, в том числе, знали, когда им нужно отдохнуть.

Отдых – это тоже важная составляющая эффективности и работоспособности. Нельзя хорошо работать, если ты постоянно уставший. Поэтому отдых тоже нужно запланировать. Это и каждый час делать перерывы, например, встать размяться, если у вас сидячая работа, посмотреть в окно, если вы постоянно смотрите в монитор. И такой отдых как хобби, общение с семьей и друзьями, совместное времяпрепровождение, поездки и т.д.

Нужно проанализировать свое время, когда у вас наиболее рабочее состояние. На это время лучше планировать более сложные дела, требующие от вас больших усилий. А на время, когда у нас обычно менее рабочее состояние дела, которые вам даются легче.

Для того чтобы все успевать нужно все распределить.

1)    На мой взгляд, изначально эффективнее дела планировать на предстоящую неделю, а не на день, как советует большинство техник. Так как иногда мы забываем про то, какое сегодня число и день недели, поэтому все равно сталкиваемся с дедлайнами и сроками и думаем, что мы ничего не успеваем.

2)    Поскольку у нас есть разные типы дел как по срочности (срочные, не срочные), так и по категориям, например, если вы занимаетесь разными сферами или несколькими направлениями, и так же могут быть дела, которые «работают» на нашу долгосрочную цель. То можно все эти дела разделить по категориям и при планировании, например, разделить по цветам, так будет нагляднее. В зависимости от того, какой способ планирования вы используете, можно дела писать на стикерах разного цвета, либо некоторые мобильные приложения тоже позволяют «раскрашивать» дела. Например, если вы работаете и учитесь, то все дела связанные с работой можно обозначить зеленым цветом, а все, что связано с учебой синим. Так вам нагляднее и проще будет контролировать выполнение своих дел.

3)    При планировании дня оставьте небольшую часть времени на незапланированные дела. Всегда кто-то может позвонить, с кем придется долго разговаривать или начальство даст неожиданное задание. Но при этом, на это время лучше иметь какие-то дела как план «Б», «Получится-сделаю, не получится – ничего страшного, можно и потом».

4)    Запланируйте себе отдых. Как ни крути, а без него никак.

 

Так же существует еще множество других техник для  управления временем. Например, метод «Помидора», когда на 25 минут засекается время, т.е. ставится «помидор» и человек все это время концентрируется только на одном деле. Если что-то приходит в голову не относящееся к делу, то это просто записывается и человек снова возвращается к работе. После каждого такого «помидора» делается перерыв 3-5 минут. После 4 «помидоров» перерыв на 15-20 минут.

Так же есть матрица Эйзенхауэра. Она представляет собой четыре квадрата, где по вертикали идет ось важности (важно/не важно), а по горизонтали ось срочности (срочно/не срочно). Получаются категории «важно и срочно», «важно и не срочно», «не важно, но срочно» и «не важно и не срочно».  Таким образом получается четкая картина чем нужно заниматься в первую очередь, чем во вторую и т.д.

Какую бы технику вы не выбрали, планируйте свое время эффективно и находите возможности для отдыха.