Все записи
11:28  /  25.12.18

963просмотра

На ошибках учимся: вредные советы по организации мероприятий

+T -
Поделиться:

В агентстве мы не только часто организуем и проводим аудит мероприятий, но и посещаем до 30 событий в год. Мы постоянно удивляемся тому, как многие компании из раза в раз совершают одни и те же ошибки. Поэтому решили собрать самые яркие event-недочеты в стиле «вредных советов».

Совет №1. Беритесь за всё подряд

Не стоит оценивать, что вам нужно, а что нет, что будет эффективно для вашей компании, а на что вы потратите лишние силы и деньги.

Именно по такому правилу, по моим наблюдениям, живут сотни организаций. Генеральный директор захотел вложиться в выставку, которая не принесет клиентов — отлично, не будем отговаривать его, ведь он считает, что это «статусно»! 

Вывод: у каждого мероприятия должна быть цель. Даже приходя на сторонние мероприятия вы делаете это ради результата, вкладываете в него ценный капитал — личное время. Вы ведь не пойдете в магазин просто так, вы идете туда со списком продуктов, чтобы купить то, что нужно, а потом приготовить то, что вы хотели. То есть ваш поход в магазин, силы и деньги имели совершенно определенный результат и пользу. Но зачастую мероприятия для компаний имеют «имиджевый» эффект: «Там же все конкуренты нашей компании, значит и мы пойдем!». Обязательно анализируйте площадку, на которой вы планируете разместить стен или выступить с докладом, с точки зрения выстраивания бизнес-процессов. Задайте себе вопрос: «А какую реальную пользу это принесет компании?».  

Совет №2. Не оценивайте эффективность мероприятия

Зачем ее оценивать? Вы поучаствовали в фестивале, интегрировали бренд, вложились в спонсорство. Понятно, что какой-то эффект был, да и организаторы представили в коммерческом предложении красивые цифры, которые можно показать директору. Ни в коем случае не нужно идти к отделу развития, запрашивать динамику продаж и сопоставлять с проведенными маркетинговыми активностями, в том числе, с мероприятиями, в которые вы вложили не одну тысячу рублей.

Рентабельность? Окупаемость? — не, не слышали.

По моим наблюдениям компании часто не заморачиваются над метриками и PR-эффективностью. Они же все организовали, сделали механический труд, продумали как красиво все расставить и т.д. Что получила компания от всего этого — дело самой компании — измеряйте как хотите.

Вывод: считать эффективность нужно! Можно просчитать PR Value, число обращений, количество контактов, в том числе с брендом через соцсети и сайт, стоимость перехода на сайт (при удачной интеграции и метриках), стоимость репоста, хештега и т.д. Важно правильно выбирать метрики, которые точно смогут показать эффективность ваших решений.

Совет №3. Делайте пресс-мероприятие самостоятельно без опыта работы со СМИ и организации пресс-ивентов

Зачем нанимать профессионалов, они же совсем не знакомы с вашей компанией и не разбираются в специфике рынка… Да и что там делать, вы и сами можете в СМИ написать.  А потом возникают вопросы: «Ой, а чего это СМИ не пришли? Ой, а почему им не понравился фуршет из рафаэлок при открытии магазина? Ой, а как так я потратился на ивент, а обо мне не отписались журналисты?».

Риски? Информационные? СМИ не будут больше с вами работать? Да и ладно. В следующий раз пусть кто-то другой делает это пресс-мероприятие, не рассказывайте ему о предыдущем опыте, пусть сам мучается.

И да, при участии в сторонних мероприятиях в качестве спонсора — доверяйте их инфопартнерам безоговорочно! Вас же обязательно упомянут просто так. И даже интервью у вас возьмут без лишних усилий с вашей стороны, вы же платите деньги организаторам за участие!

Вывод: если у вас нет опыта в организации пресс-ивентов и нет дружественных СМИ — обращайтесь к профессионалам (или хотя бы возьмите консультацию). Это позволит не только сохранить ваши нервы, но и сэкономит время и деньги. Скупой, как известно, платит дважды.

Как говорится, инфопартнерам доверяй, но проверяй. Деньги — не гарантия эффективности. Нужно приложить максимум усилий и контролировать партнеров на всех этапах работы для получения достойного результата.

Если вы хотите работать со СМИ самостоятельно, то присмотритесь к медиатренингам и мастер-классам по этой теме. Вы научитесь не только правильно коммуницировать со СМИ, но и сможете узнать, как подготовить вашего спикера к выступлению.

Совет №4. Не проводите аудит собственных событий

Даже не пытайтесь посмотреть на себя со стороны и критически оценить свою работу или работу своего подрядчика. Это больно, неприятно, зачем нам столько негатива и вообще, надо скорее отчитаться и убедить начальство, что всё не зря и прошло ИДЕАЛЬНО!

Вывод: оценивайте себя и свои «творения» трезво. Для оценки можно использовать чек-листы, отзывы посетителей, упоминания в соцсетях и любые другие доступные метрики. Это поможет не совершать ошибки в будущем. Например, мы после ивентов, садимся и прописываем, что получилось, а что можно было бы сделать лучше. Даже у профессиональных организаторов не всё и не всегда получается на 100%. Учитесь на своих ошибках, делайте выводы.

Совет №5.  Не используйте новые каналы коммуникации

Интеграция мероприятия в соцсети, репортажи и включения — это абсолютно не нужно, когда у вас B2B или B2C сфера. Особенно бесполезно рассказывать заранее своей SMM-команде о том, какие мероприятия планируются, пускай посты будут исключительно с опозданием на несколько дней. А если ваш спикер не запостил ни одной фотографии с мероприятия, не нужно готовить пост для него и просить разместить. А ваши менеджеры по продажам обязательно должны сделать селфи со всеми крупными потенциальными клиентами и тут же выложить в сеть. Нет необходимости обучать сотрудников работе в соцсетях. И не нужно давать им четкие инструкции.

Вывод: социальные сети — один из самых активных современных каналов коммуникации. С ними стоит быть очень аккуратными, но в то же время оставаться активными: любое сообщение может стать как плюсом, так и минусом для репутации вашей компании.

Брифуйте ваших сотрудников. Например, у нас в PR Partner есть специальный файл, где собраны правила поведения в соцсетях. Наша компания, в том числе, занимается продвижением в социальных сетях, однако никогда не будет лишним напомнить коллегам о том, что можно, а что нельзя.

Совет №6. Паникуйте и бегайте кругами, дергая всех подрядчиков

Не давайте подрядчикам выполнить свою работу. Это же поможет вам, вы все успеете, не распылитесь на ненужные движения. Особенно прекрасно, когда у вас нет ни плана, ни сценария мероприятия. Тогда все ваши подрядчики не знают, куда идти и что делать, не знают, что за чем подключать и по какой схеме. И очень важно ничего и ни с кем не обсуждать заранее! Творческий хаос еще никому не мешал