Все записи
МОЙ ВЫБОР 16:45  /  12.12.19

1447просмотров

Кто такой Chief of Staff и зачем он нужен вашему бизнесу?

+T -
Поделиться:

Что означает аббревиатура Chief of Staff? Какие задачи выполняет такой сотрудник? Может ли он радикально изменить подход к менеджменту, взаимодействию с C-level сотрудниками и к бизнесу? Валерия Филатова, бизнес-ассистент сооснователя и CPO Skyeng, на протяжении 3 лет строит карьеру в этом направлении и рассказывает о тренде, набирающем обороты в России.

Так, один из основных фокусов Skyeng в 2020 году — рост эффективности менеджмента и структуры компании. Как в этом помогает позиция CoS  и как внедрить такого сотрудника в компанию?

Вести бизнес с каждым годом все сложнее. Рынок становится глобальным, рост стартапов имеет часто взрывной характер, а у лидеров появляется все больше задач, требующих фокуса. Когда я пришла в Skyeng год назад, руководители бОльшую часть времени работали над специфичными для бизнеса, творческими решениями, которые делали Skyeng тем самым Skyeng’ом, но также занимались управленческими задачами и отслеживали операционные процессы.

1. Стратегические задачи 

Успешность всего бизнеса, независимо от масштаба, определяет способность руководителя ставить цели и определять приоритеты, принимать критически важные решения. Чтобы выполнять такие функции, руководителю необходимо постоянно быть в курсе отрасли, исследовать рынок и понимать специфику своего продукта изнутри. Для этого он постоянно учится, изучает тренды и анализирует продукт компании.

2. Направление команды (управленческие задачи)

Также важным процессом в компании является работа с людьми: нужно продвигать идеи и миссию компании среди сотрудников, внедрять корпоративную культуру, строить тесные взаимосвязи внутри компании и с внешними людьми. Чтобы поддерживать уровень команды, важно также нанимать лучших из лучших, обеспечивая высокие результаты.

3. Рутинные процессы (операционные задачи)

На этапе стартапа такие задачи кажутся временными: при небольших масштабах CEO может одновременно быть и оператором call-центра, и преподавателем. При масштабировании CEO также продолжает заниматься операционными задачами, контролируя уже не скрипты продаж или методику преподавания, а опережающие метрики конкретных подразделений.

Проблема:

Такое количество входящей информации и потребность ее обрабатывать, естественно, требуют фокусировки. На первых порах руководители достигают ее за счет возможностей своего организма: здесь помогают полезные привычки, здоровый сон, физические упражнения, осознанность.

Но с ростом бизнеса появляется больше операционных задач, а каждое новое творческое решение влечет за собой большие риски. Руководитель может перестать думать о высокоуровневых задачах и “закопаться” в операционной рутине.

Решение:

Итак, объем творческих, управленческих и операционных задач растет, руководителю необходимо что-то делегировать. Но какие задачи можно делегировать? И кому?

Варианты решения

  • Нанять дублирующего сотрудника

Представьте, что весь объем ваших задач способен выполнять кто-то еще. Вы можете полностью разделить ответственность за творческие решения, контролировать процессы, не теряя фокуса. Но может ли у компании быть два “мозговых центра” одновременно?

Плюсы: всегда есть второе видение, постоянный обмен опытом.

Минусы: если конечное решение за вами, вы дублируете ту же самую задачу. Смысл в таком человеке теряется.

  • Разделить все задачи и передать сотрудникам, находящимся на уровень ниже вас

Можно попробовать распределить задачи по-другому: творческие и управленческие оставить за собой, а операционные передать руководителям соответствующих департаментов. Тогда каждый из руководителей будет отслеживать показатели и принимать решения самостоятельно, но может ли команда руководителей скоординировать свои действия без централизованного управления и будет ли это движением к общей цели?

Плюсы: они сами принимают управленческие решения.

Минусы: будьте готовы, что это повлечет за собой хаос и расфокусировку департаментов.

  • Нанять героя

Этот человек возьмет на себя управленческие задачи и при этом будет помогать решать задачу в контексте ваших идей, будет буфером между вами и топовыми сотрудниками. Он не возьмет на себя принятие творческих решений, но сможет продолжить ваши идеи и доводить до результата начатые управленческие и операционные процессы.

Такой человек хорош как менеджер и готов заниматься операционными задачами и рутиной, но не конкурирует с вами за право на управление курсом компании. Он разбирается в аналитике и коммуникациях. Таким человеком может стать Chief of Staff.

Кто такой Chief of Staff?

Роль Chief of Staff — новый тренд в российском бизнесе. Компаний, имеющих в своем арсенале такого специалиста пока мало, но герой уже есть на рынке. 

В технологичные компании-единороги Силиконовой Долины это понятие пришло из мира политики. Для российских реалий такая должность может показаться необычной, но во многих европейских и американских крупных компаниях это уже опробованная практика. Например, в таких компаниях, как LinkedIn, Uber, Intel, Dell и др. практика выведения подобной позиции - обычное дело. Такие специалисты являются правой рукой для своих c-level менеджеров и вовлечены в решение важнейших вопросов, как спецназ-команда, высаживающаяся в разных областях бизнеса.

Что делает Chief of Staff?

1. Переводит стратегию на язык операционных действий и тушит локальные пожары

Плоды уникальных интеллектуальных усилий CEO и его команды требуют постоянного внедрения. Чтобы долгосрочное планирование, идеи и гипотезы не оставались записанными на бумаге, требуются своевременные управленческие инициативы, а у CEO не всегда есть время на них. 

CoS воплощает абстрактные идеи и долгосрочные планы в конкретные бизнес-процессы, от постановки задач и до контроля результатов. Это может касаться как глобальных процессов, так и небольших экспериментов.

CoS, понимая принципы и логику CEO, может решать локальные проблемы, спорные ситуации, не отвлекая стратега от более высокоуровневых вопросов.

С каких задач может начаться такая роль?

Предварительные встречи с прямыми подчиненными. CEO  тратит много времени на общение со своей командой, но кроме задач, касающихся непосредственно CEO, сотрудники могут выносить на обсуждение пункты, которые можно решить и без его непосредственного участия. CoS может стать “фильтром” для таких вопросов с топ-менеджментом компании - на предварительной встрече с CoS сотрудники обсуждают все интересующие их темы, и часть их вопросов решается через CoS, а время CEO тратится на встрече только на принципиальные вопросы.

2. Объединяет команду в единое целое

Выполняя локальные задачи отдельных подразделений, люди склонны к междуусобным конфликтам. Чтобы “склеить” команду и напоминать ей об общей цели, важна регулярная работа руководителя, который глубоко погружен в стратегическое планирование и является носителем корпоративных ценностей. В небольших масштабах такую работу проделывает CEO, а с ростом управленческих задач регулярность работы с командой может обеспечивать как раз CoS.

С каких задач может начаться такая роль?

Заботиться о качестве команды. Основа хорошего продукта - сильная команда, и в этом плане Skyeng стремится находить лучших из лучших в своей отрасли. Мы находимся в непрерывном поиске сотрудников, отслеживая лучших специалистов и наблюдая за трендами рынка труда даже в тех сферах, где сейчас нет открытых вакансий. За сотни проведенных интервью с самыми компетентными и сильными на рынке мы выработали такой алгоритм:

  • ведем рейтинги лучших из лучших по каждой из специальностей, которые нас интересуют

  • постоянно отслеживаем их текущий статус, стараемся назначить собеседования с каждым попавшим в этот список

  • если человек нам не подошел, или мы ему не подошли, мы просим его посоветовать лучших специалистов, которых он знает, таким образом мы выстраиваем непрерывный процесс пополнения списка лучших на рынке экспертов. 

Естественно, это все рутинный процесс, который требует постоянного фокуса и знания принципов компании. CoS способен сориентироваться в разных специфических рынках и знает достаточно о стратегических целях компании и видении CEO, чтобы реализовать такой процесс в том числе для поиска топ-менеджера. 

Мало того, компетенции CoS позволяют отладить подобные улучшающие алгоритмы работы не только в найме, но и в других сферах бизнеса. 

Внутренний PR руководителя. Сильная команда собирается вокруг сильного лидера. Контакт с руководителем позволяет команде не только чувствовать поддержку, но и вдохновляться примером этого лидера. Но для постоянного поддержания контакта необходимая регулярная, системная коммуникация, личное присутствие и эмоциональный ресурс, и это не всегда реалистично ожидать от CEO. CoS хорошо понимает мировоззрение руководителя, часто находится рядом и может усиливать эффект присутствия лидера за счет неформальных историй о руководителе, приводя в пример кейсы, решенные этим человеком как в рабочей, так и в личной плоскости. 

Например, ребята из команды нередко спрашивают меня, о чем мечтают основатели компании, что является их мотивацией и драйвером развития, а также с интересом слушают мои истории из поездок. Некоторые примеры и истории становятся частью корпоративного фольклора и наполняют живыми примерами принципы и миссию Skyeng.

3. Помогает CEO в решении стратегических задач

Освобождая когнитивную нагрузку CEO от операционных и командных процессов, CoS помогает ему сосредоточиться на стратегических вопросах. Но это еще и доверенный советник, стратегический партнер. CEO может обсуждать с CoS проблемы и спорные ситуации, “думать об” погруженного в процесс сотрудника, не задействуя локально вовлеченных руководителей отделов. При этом для взвешенных решений важно, чтобы CoS не был "удобным”, всегда согласным с CEO собеседником.

С каких задач может начаться такая роль?

Отчеты, которые помогут CEO принимать решения. На что CEO тратит время в поиске решения бизнес-задач? Он ищет нужные ему данные, соотносит их между собой, производит с ними расчеты и только потом принимает решения. Все эти действия, кроме последнего, может выполнять CoS. Подготовка отчета может быть разовой акцией, которую исполнит CoS лично, но также такой сотрудник может выработать системное решение - регулярный процесс сбора отчетности из нужных источников.

Подготовка к внешним встречам. Если подробно изучить все этапы переговоров на встречах, выяснится, что часть предварительных коммуникаций между сторонами можно делегировать: наметить адженду встречи, изучить необходимую информацию, согласовать подходы к общению может CoS. А CEO, получив только выжимку действительно необходимой информации, сможет полноценно вести переговоры и принимать решения. Кстати, в западной практике нередко CoS проводят свою встречу перед общением двух генеральных директоров. 

Я подсмотрела у одного из руководителей PR-службы Марка Цукерберга систему скоринга для встреч. Она выглядит так:

Вы также можете скопировать такую же таблицу себе и начать эффективно использовать свое время на нетворкинг прямо сейчас. 

В такой системе отражаются итоги прошлых коммуникаций, есть возможность сортировать собеседников по городам, темам общения и другим критериям. Когда мой руководитель едет в бизнес-поездку, мы фильтруем интересующий город или страну, и это быстро ускоряет подготовку к поездке, сразу понятно, с кем он будет встречаться в этот раз, как прошли предыдущие встречи с тем или иным человеком, на какие темы ему приятно беседовать. Руководитель приходит на встречу уже подготовленным на 100%.

Как найти CoS?

Мы уже поняли, что CoS - это редкий сотрудник, сочетающий в себе разные компетенции:

1. CoS достаточно погружен не только в дела компании и в стратегические планы, он должен быть способен воспроизводить логику и мировоззрение CEO, чтобы в ситуациях, требующих вмешательства, быть способным его заменять или предугадывать его реакции и потребности. Поэтому это:

  • сотрудник с предпринимательским видением,

  • надежный партнер и поддержка,

  • человек, умеющий погрузиться в любую область бизнеса и разобраться в реальном положении дел,

  • человек без раздутого эго, который готов давать высокий приоритет чужим желаниям и взглядам

2. CoS продолжает коммуникацию CEO с командой и помогает на внешних переговорах, поэтому это:

  • сильный коммуникатор, способный разрешать конфликты и вести сложные переговоры,

  • открытый человек, умеющий давать честную обратную связь,

CoS может погрузиться в операционные задачи и решать локальные проблемы по тем же паттернам, что и CEO, а также он отслеживает ситуацию в компании и обрабатывает информацию для руководителя, чтобы тот за минимум времени смог погрузиться в контекст. CoS - это мультизадачный сотрудник с задатками сильного менеджера, который умеет работать в условии ограниченности ресурсов. 

Чтобы наверняка понять, требуется ли такой сотрудник в вашей компании, воспользуйтесь подготовленным мной чек-листом: мы в SkyEng приводим такие алгоритмы в удобный для работы формат, вы можете скачать его для себя и проанализировать вашу специфику и образ идеального CoS: ссылка на файл.

Итоги

Когда CEO компании эффективен и умеет балансировать между стратегией, операционкой и коммуникацией в команде, это не только помогает компании расти, но и, как следствие, увеличивает ответственность и пул задач самого CEO. 

С таким объемом работы ему поможет справляться уникальный сотрудник, задача которого - продолжать деятельность CEO по всем фронтам и помогать ему оставаться в контексте:

  • это компетентный и погруженный собеседник, который помогает принимать решения,

  • это единая точка входа для всех ваших контактов, партнеров, сотрудников,

  • это менеджер для вашего собственного портфеля проектов

  • это поддержка, которая обеспечит CEO фокус на приоритетных целях

CoS — критически важная роль для вашего бизнеса, способная заложить еще один кирпичик в построение вашего долгосрочного успеха. К идее нанять подобного сотрудника пришли самые успешные менеджеры мира из таких компаний, как Amazon, Facebook, Google, и обязательно придет российский бизнес.

Ежедневно анализируйте свой функционал и ежедневные задачи вашей команды. Постоянно задавайтесь вопросом о том, что еще вы можете делегировать, как успешный и эффективный лидер. Сколько стоит ваше время? Что может быть отдано на аутсорс? Такие временные инвестиции и ваш фокус на результат сейчас принесут вам дивиденды в долгосрочной перспективе.