Все записи
15:42  /  13.04.20

379просмотров

Что делать командам, которые раньше не работали на удаленке. Очевидное и неочевидное

+T -
Поделиться:

Вита Баршникова, HR-директор в Skyeng, компании где 90% партнёров и сотрудников работают удаленно, делится опытом — как выстроить процессы на удаленке, чтобы бизнес продолжал быть эффективным. Если удаленная работа всё ещё не приносит желаемого результата, а только изматывает, то вот несколько простых советов, как избежать выгорания и сделать процессы прозрачными прямо здесь и сейчас.

Все базовые правила менеджмента на удаленке возводятся в квадрат, и по значимости, и по влиянию на процессы. Теперь личное влияние и харизма, чувство локтя и внутренние коммуникации в курилке и на кофе-поинте сводятся практически к нулю. В нашей зоне влияния в реальном времени остаётся только менеджмент и самодисциплина.

Навык самодисциплины стоило прокачивать до перехода на удаленку, сейчас уже каждый довольствуется плодами этой прокачки. Но с менеджментом нужно и можно работать прямо сейчас.

Прозрачные планы каждого сотрудника на квартал/ месяц/ неделю/ день

Если вы прямо сейчас не знаете, как посмотреть планы линейного сотрудника на неделю и не видите, как они связаны с целями отдела на месяц – система недостаточно прозрачна и контролируема для удаленки.

В идеале Jira или Asana или любой другой таск-менеджер уже должен быть настроен. Если нет – не стоит это делать сейчас. Это долгий процесс. Возьмите самые простые инструменты, пусть несколько, но те, которые можно применить здесь и сейчас: начните с Trello-доски для отдела, где у каждого сотрудника будет столбец с его именем. Карточки — даты конкретных дней. Чек-листы внутри карточек — задачи на сегодня. Планы на месяц можно собрать в Google docs (красивым шаблон).

Время на внедрение: не больше 30 минут + 1 час на настройку и обучение  для тех, кто никогда не пользовался Trello-досками.

Правила в новой реальности для всей команды

Создайте общую встречу, на которой составьте списки правил. Пусть команда предложит их сама. Именно ваши люди знают, что для них сработает, а что нет.

Вопросы, которые стоит обсудить:

  1. Какие правила удалённых встреч мы вводим и будем их придерживаться? Для нас это: приходить вовремя, обязательно включать видео для всех участников без исключений, заботиться о том, как кого видно/слышно, все ссылки на документы выслать до начала встречи и выдавать всем доступы, чтобы не тратить на это время, обязательно фиксировать адженду и фоллоу-ап.

  2. Как мы будем держать друг друга в курсе происходящего? Нужно ли нам изменить частоту встреч отдела, добавить отчётности? Что позволит нам чувствовать себя погруженными на 10 из 10? Для нас это: еженедельные созвоны всей командой с максимально сжатым отчетом от каждого без презентаций. Структура такого отчёта: итоги в метриках, успехи недели, провалы недели, планы на следующую. Еженедельные встречи руководителя один на один с каждым сотрудником.

  3. Как мы будем общаться? Если у вас до этого была только почта, есть смысл подумать о временном переходе в мессенджер: Slack, Rocket chat или Telegram. Это компенсирует привычную скорость личного общения в офисе. Проголосуйте, допустимы ли для вас звонки по телефону без предупреждения. Для кого-то это может быть максимально эффективно, для кого-то максимально некомфортно. 

Задача руководителя – поднять эти вопросы и определить новые границы так, чтобы новая реальность была такой же эффективной, как и раньше.

Как правильно контролировать сотрудников на удаленке

На удаленке гораздо лучше видна эффективность сотрудника: есть только результат без влияния эмоций, харизмы и личного общения. Поэтому сотрудника на удалённой работе правильно не контролировать. Контролировать нужно его результат.

И в такой плоскости из философского вопроса это превращается в практическую задачу на уровне базового менеджмента. Определяем точку А, устанавливаем точку B, убеждаемся, что цель измерима, достижима и имеет конкретный срок. Договариваемся о точках контроля и правилах. Например, сотрудник сам должен присылать отчёты по задаче каждую пятницу до 19.00. Или фиксировать их в трекере задач. Правила и инструменты могут быть любыми, важно договориться на берегу и чётко следовать им.

Как это устроено в Skyeng:

Еженедельно. Встреча отдела проходит каждую пятницу, личные встречи с каждым членом команды в фиксированное время еженедельно.

Ежемесячно. Каждый руководитель пишет отчёт по работе отдела.

Ежедневно. Для проектных команд и команд разработки есть ежедневные утренние встречи на 15-30 минут, чтобы быстро синхронизироваться по задачам на день и включиться в работу.

Так же пользуемся ботом GeekBot, который приходит в Slack к каждому сотруднику и задаёт вопросы о ключевых результатах и планах, собирает эти сообщения в отчёты и публикует в общем канале. Бот максимально прост для внедрения.

Следите за тем, чтобы вы и сотрудники не выгорали на удаленке

На удаленке размывается граница дом-офис и важно её выстраивать заново: чётко следовать своему расписанию. Договориться с собой, что будет вас поддерживать. У каждого это что-своё. Я, например, после 22.00 не захожу в рабочие каналы, а во время обеда обязательно 10-15 минут гуляю с собакой.

На уровне компании действуем двусторонне: профилактика и само решение проблемы. В качестве профилактики каждого сотрудника мы учим работать удаленно в нашем корпоративном университете. В связи с тем, что сейчас многие команды перешли на такой формат работы, мы сделали эти два курса публичными —секреты удаленной работы и как организовать работу удаленных сотрудников.

К решению проблемы выгорания мы подключаем сертифицированных коучей: к ним может обратиться каждый руководитель, если чувствует, что ему тяжело и он начинает выгорать. Звучит как излишество, но для нас это база. Экономически оправданная. Один час коучинга стоит гораздо дешевле, чем замена выгоревшего руководителя и гораздо экологичнее по отношению к команде.

Как распознавать конфликты в команде во время удаленной работы

Не убирайте личное общение. Все созвоны обязательно проходят с видео. Такое даже более насыщенное, чем в офисе, потому что нет иллюзии постоянной доступности. У вас есть только час и нужно успеть поднять и решить максимум вопросов.

В Skyeng вопрос об эмоциональной составляющей есть в чек-листе каждой еженедельной встречи с сотрудником. Он открывает или закрывает встречу.

90% рабочих конфликтов основываются на не прозрачных и не проговоренных ожиданиях друг от друга людей или отделов или на противоречащих KPI там, где они должны быть синергичными. И то, и другое более чем решаемо онлайн. Более того, эмоциональный фон онлайн будет немного сниженным, что решению конфликта только способствует.

Несколько советов по тайм-менеджменту на удаленной работе

Конечно, вы и в офисе каждый день решали вопрос как правильно распределить время между задачами. Но теперь у вас ещё один вопрос —  как правильно распределить время между работой и личными задачами?

Мне помогает отдельное пространство для работы, где я больше не занимаюсь ничем, и наушники с шумоподавлением. И несколько работающих техник, все они основываются на чётком тайминге.

Сейчас я экспериментирую работаю по принципу 3/4-2-3/4.

Это три отрезка по часам, между которыми я делаю большие перерывы.

Утро 3 часа: с 7/8 до 11 работа;

Дальше перерыв на 2 часа на личные дела, спорт, прогулку с собакой

День: с 13 до 15 работа;

Перерыв на 2 часа на личные дела

Вечер: с 17 до 21/22 работа.

Жесткими являются границы днём. Если нужно работать больше 9 часов в день, то можно сделать утренний слот с 7 до 11, а вечерний до 22. Дневные границы не сдвигаются.

Плюс вне встреч я использую метод Помидора: 25 минут сфокусированной работы, 5-7 минут интенсивного отдыха и разминка.