Все записи
10:16  /  9.06.20

196просмотров

Как офисному экстраверту выстроить командную работу на удаленке

+T -
Поделиться:

Опытом делится Олег Красиков, проджект-менеджер Skyeng

Наша команда работает удаленно — кажется, во всех возможных часовых поясах. Когда на еженедельной встрече я и тестировщик обсуждаем баг, нас разделяют 9 712 километров: я в холодной Сибири, а он на солнечном побережье США. Однако через 20 минут мы договоримся, что делать с багом, а через неделю убедимся, что пофиксили его.

До Skyeng я пять лет управлял проектами в офисе и привык, что всегда могу подойти к нужному человеку — спросить, как продвигается задача, что-то нарисовать на флипчарте. Поэтому я долго раздумывал, прежде чем принять оффер: для меня это значило полностью отказаться от инструментов, к которым я привык. Я экстраверт, и мне очень нужны офис и люди, чтобы общаться, чувствовать эмоции и управлять командой. Однако спустя девять месяцев удаленка стала для меня даже намного круче офиса — благодаря простым и четким принципам.

4 принципа, чтобы настроить процессы для командной работы

Главные преимущества работы в офисе — процессы задаются офисными распорядками, сотрудники на виду у руководителя и быстро могут найти контакт друг с другом. В офисе можно устроить встречу, тимбилдинг, увидеть друг друга, пообщаться. Вне офиса нет постоянного контакта в командой: работаешь один, вместо живых людей — имена в Slack или голоса в Zoom. 

Однако наладить эффективную командную работу на удаленке удается, если создать правильную среду.

Установите общие часы работы, когда вся команда на связи. Если все работают в разное время, не получится чувствовать себя командой и строить единые процессы: например, вместе обсудить, как дела на проекте, договориться, кто за что отвечает, вместе работать над одной задачей, передавать задачу коллегам из смежных команд.

Это не значит, что вся команда должна перейти, например, на работу по московскому времени. Просто выберите те часы, которые совпадают в рабочих графиках всех сотрудников — и используйте их для коммуникации. В нашей команде это время с 11 до 16 часов.

Договоритесь, как и когда вы отвечаете на входящие сообщения. Поначалу мне было некомфортно, когда коллега не отвечал сразу на мое сообщение. Я писал ему снова, он отвечал, я начинал злиться: «Блин! Он, наверное, не хочет ничего делать». Но если посмотреть на ситуацию глазами коллеги, ему тоже некомфортно. Он раздумывает, как лучше реализовать фичу на проекте, а в Slack без остановки валятся сообщения: «Ответь мне! Ответь мне! Ответь мне!». 

Чтобы убрать дискомфорт, мы договорились, что отвечаем на сообщения в течение трех часов. А если вдруг навалилась приоритетная задача, можно поставить в статусе «Отвечу после 17:00», и все люди в команде знают, когда получат ответ.

Оценивайте, что удалось сделать, а не сколько вы работали. Допустим, за два часа до конца рабочего дня у сотрудника закончились задачи. Он беспокоится, что, если сейчас ничего не делать, руководитель сочтет его лентяем и уволит. Руководитель беспокоится, что такого сотрудника стоит вернуть в офис — без контроля он не работает. 

Чтобы не спровоцировать такие конфликты ни о чем, мы договорились, что оцениваем друг друга по результатам. Сегодня, например, я сказал своему руководителю, что приготовлю до 28 апреля эту презентацию. Больше никто не будет беспокоить меня тем, сколько часов я работал ― три часа или восемь. Главное, чтобы то, о чем мы договорились, было сделано.

Давайте честную обратную связь. Честная — не значит обязательно негативная. Когда руководитель говорит: «Ты здесь недоработал, лучше было бы сделать вот так», может показаться, что тебя считают плохим специалистом. Однако это совсем не так. Мы придерживаемся принципа «Не специалист плохой — решение на проекте плохое». Это помогает понять, что тебе помогают развиваться, а не говорят о том, что ты не справляешься со своими обязанностями. Конечно, какой-то негативный фидбек неизбежен, но в таких случаях мы всегда созваниваемся и разговариваем друг с другом лично, чтобы видеть эмоции и понимать контекст разговора.

4 принципа, чтобы эффективно проводить встречи

В офисе всегда можно поговорить о работе не только на встрече, но и за обедом, в курилке, возле кулера — зато на удаленке вы сами выбираете, когда обсуждать проект, а в остальное время вас никто не отвлекает.

Мы договорились, что за встречу всегда отвечает ее организатор. Он ставит встречи в календарь и рассылает приглашения, готовит повестку и подводит итоги. А еще почти все наши встречи длятся 30 минут.

У встречи обязательно должна быть цель, повестка и итоги. Мы всегда заранее пишем, какие вопросы и с какими людьми нужно обсудить на встрече. Поэтому на самой встрече мы не тратим по 15–20 минут на уточнения и общие вопросы, а сразу переходим к делу. 

Сначала я не понимал, почему нужно обязательно прописывать итоги встречи, пока злой случай не научил меня. В сентябре 2019 года мы договорились со смежной командой, как организуем процесс. Процесс благополучно проработал до декабря 2019 года и сломался ровно за два дня до моего первого отпуска. Когда я обратился к команде со словами «ребят, ну мы же с вами договаривались», то получил ответ «мы не помним такого». Я вернулся в тред и понял, что не записал итоги встречи, а теперь никто не помнит, что на ней происходило. В итоге нам пришлось договариваться заново — в жестких критических условиях.

Включаем камеры. Для командной работы важны эмоции. Когда общаешься с пустой аватаркой, это обескураживает, а когда с живым человеком, то видишь, что вы действительно в одной лодке — решаете одну задачу, делаете один проект.

Кроме того, важно понимать, подходит ли человеку формат встречи. Если он выключает камеру, чтобы сделать себе бутерброд, вероятно, встреча ему не нужна или не важна — и тогда нужно перестроить ее так, чтобы всем было полезно и интересно и никто не тратил свое и чужое время зря.

Записываем на видео встречи для ретроспективы. В марте 2020 года я столкнулся с решением, которое считал неправильным, и не понимал, почему оно так реализовано. Если бы у меня не было записи встречи, я бы начал отвлекать людей и задавать вопросы, чтобы разобраться. Вместо этого я потратил 15 минут, чтобы дважды прослушать запись на ускоренном режиме, и разобрался сам. Мы избежали конфликтов, недопониманий и договорились, что делать дальше.

6 принципов, чтобы поддерживать командный дух

Короткие встречи, чтобы поддерживать друг друга. Однажды мы запускали крупный кросс-командный проект, и я сомневался, успеем ли мы выполнить свою часть к сроку — у нас был жесткий дедлайн. Поначалу команда отставала от графика, а потом буквально за две с половиной недели затащила проект и справилась в срок. Я захотел понять, как у них это получилось, и пришел на ретроспективу. Почти все участники проекта — и разработчики, и менеджмент, и продажи ― отметили, что короткие встречи помогли вовремя синхронизировать усилия, получать поддержку и быстрее двигаться вперед. 

Регулярные ретроспективы. Мы проводим ретроспективы два раза в неделю, гибко меняя повестку и формат под запросы команды. Это помогает нам усиливать командную работу над проблемами — вместе принимать, защищать, реализовывать такие решения, которые не будут вызывать сопротивления и помогут добиваться результатов, которые важны всем. 

Регулярные технические и бизнес-ревью. Мы проводим их два раза в неделю по 45 минут. На бизнес-ревью мы синхронизируемся с заказчиками — продуктом, маркетингом, продажами — чтобы уточнить, верно ли мы понимаем их задачи и правильно ли над ними работаем. Техническое ревью помогает нам уже внутри команды договориться о правилах, принципах, методах решения задач: например, как мы проведем миграцию данных из одной CRM в другую.

Технические и бизнес-ревью снижают риски конфликтов на стадии разработки и уменьшают time to market благодаря тому, что мы сразу формируем максимально четкое задание на разработку и не тратим время на доработки по правкам заказчика.

Половина успеха таких встреч — единая удобная рабочая среда. Мы используем Miro, чтобы составлять майндмепы, Notion, чтобы хранить и систематизировать проектную документацию, и Figma, чтобы работать над макетами дизайна. Эти три инструмента идеальны, чтобы просто начать с ними работать где угодно с любого устройства. Нет проблемы, что дизайнер присылает макет в .psd, который нельзя открыть, если у тебя нет пакета Adobe.

Публичная похвала. Если кто-то из моей команды сделает крутой проект, я обязательно его тегну и напишу: «Смотрите, какой он красавчик! Он сделал очень крутую вещь». Если наш аналитик найдет данные, о которых мы раньше не знали, и это поможет нам развивать продукт, я точно так же это сделаю. 

Такая похвала работает в две стороны: это мотивирует сотрудника и помогает всей команде понимать, над какими крутыми вещами она работает. 

Чаты по интересам и разговорные клубы. У нас есть канал про тренировки — там ребята делятся своими результатами, челленджат себя и друг друга и расширяют свои увлечения на всю компанию. Когда ты видишь, что кто-то добился крутых результатов, но знаешь, что и ты сможешь, просыпается здоровый соревновательный дух. 

Еще у нас есть канал coffee buddies. Каждому новичку бот автоматически находит пару, и они могут созвониться в удобное время, выпить чаю, поговорить 30 минут и пообщаться — не обязательно про работу.

Наша команда завела себе отдельный чат на другой платформе — в Телеграме: там мы можем поделиться друг с другом классными фильмами, договориться вместе сходить на выставку. 

Онлайн (и офлайн) вечеринки и дни рождения. На дни рождения мы втайне от именинников создаем закрытые чаты, выбираем и придумываем подарки. Чаще всего это сертификаты — покупка книг, спортивного снаряжения, выбор квеста или приключения. 

Несколько раз в год компания проводит офлайн-корпоративы, на которые собираются сотрудники со всех уголков земного шара. А для тех, кто не смог приехать, обязательно организуют онлайн-трансляцию. На день рождения компании мы подключали внутренние комьюнити по городам, и эти города тоже по очереди подключались к трансляции. 

Еще многие команды раз в год собираются и выезжают куда-то просто поработать вместе, но с другими пейзажами за окном ― например, моя команда в позапрошлом году ездила в Абхазию, в прошлом — в Казахстан. 

Во время карантина мы, как и многие, стали проводить больше онлайн-вечеринок, чтобы пообщаться и поддержать друг друга в непростые времена. Все это помогает нам усиливать связи внутри команды и работать синхронно и сплоченно.

Вместо заключения

Если вы вынужденно перешли на удаленку из-за карантина, я отлично понимаю, как тяжело может быть почувствовать себя частью сильной команды. Но если вы попробуете сделать что-то из этого прямо сейчас, завтра или послезавтра, вам станет комфортнее и вы снова почувствуете весь кайф от того, что вы делаете.