Марина Малашенко: Как карантин изменил отношения компаний и сотрудников

До пандемии немногие работодатели позволяли своим сотрудникам работать удаленно. Организация всей работы годами строилась и базировалась на офисных правилах и традициях. Карантин внес в жизнь миллионов людей и тысяч компаний поправку, которая кого-то сильно обрадовала, а кому-то доставила массу проблем. И бизнес, и сотрудники получили совершенно новый опыт, прошли (или нет) проверку на прочность, выработали гибкость и умение быстро перестраивать процессы, узнали все плюсы и минусы работы из дома и нюансы взаимодействия распределенных команд. Любой новый опыт и знания полезны, если их правильно использовать в дальнейшем, особенно при реальной возможности вновь вернуться в режим удаленки.

Процессы, которые стоит наладить в компании

При переходе всей или большей части компании на удаленную работу вскрылись проблемные зоны. Трудности появлялись там, где их раньше не было и быть не могло. Проблемы также возникали и в процессах, которые были реализованы слабо или явно показали свою несостоятельность.

Слабое техническое оснащение и низкая подготовленность компании

В арсенале любого бизнеса, жизнедеятельность которого может быть переведена в удаленный доступ, должна быть техника, которую можно выдать сотрудникам для работы из дома: ноутбуки, мониторы, гарнитура и т. д. Со стороны IT это должно быть подкреплено налаженной системой по предоставлению удаленных доступов и наличием в компании устойчивых каналов коммуникации: почта, Slack, Telegram, Zoom и т. д. Распределенная команда системных администраторов, хранение резервной техники на локальных складах, возможности оперативной ее выдачи — все это сильно ускоряет процесс предоставления рабочей техники сотрудникам и позволяет им бесшовно продолжить работу из дома.

Важно иметь в арсенале инструмент (VPN) для комфортного подключения к интернету, чтобы сотрудники не сталкивались с трудностями при доступе к защищенным ресурсам компании. Инструменты для удаленного доступа на компьютеры пользователей также имеют очень большое значение. Когда нет возможности подойти, важно всегда иметь возможность подключиться к сотруднику удаленно и решить возникшую проблему.

Никто и никогда не защищен от внезапной поломки компьютера. Для этого важно иметь стопроцентно рабочий вариант по отправке новой техники сотруднику в кратчайшие сроки, когда счет времени идет на часы. Есть множество нюансов, которые влияют на комфорт сотрудника компании. Но IT-команда всегда должна совершенствовать процесс и быть готова даже к концу света. Работа в этом направлении не может прекращаться ни на минуту.

Отсутствие системы планирования, контроля и оценки эффективности

Если в компании не было планирования, задачи ставились каждый день и голосом, а контроль и оценка результатов были возможны только благодаря тому, что руководитель сидел рядом или мог в любой момент посмотреть в монитор сотрудника, — будет очень сложно сохранять эффективность на удаленке. Важно в максимально короткие сроки вводить новые практики, системы трекинга, дополнительные статусные звонки, отчеты. Так процесс работы и оценка результатов будут более прозрачными для всех участников.

В OneTwoTrip мы используем продукты от Atlassian (Jira, Confluence, Jira Service Desk), Slack как средство командной коммуникации, календарь Google, Trello — для личного планирования или работы в небольших группах, BI для аналитики, Kibana и Grafana для разработки, Zabbix для административного персонала и другие. Мы всегда были распределенной компанией с большим опытом долгосрочного и краткосрочного планирования, поэтому наша работа на удаленке не потеряла в скорости и эффективности.

Продолжение найма, онбординга и обучения новых сотрудников

Если компания даже в период удаленной работы не останавливала найм новых сотрудников, то проверку прошли отлаженность процессов оценки и принятия решений. Ранее все этапы интервью были заточены на очные встречи в офисе, и при отсутствии возможности перевести встречи в онлайн процесс мог остановиться. Онбординг тоже сложный этап, требующий вовлечения сотрудников: выдача техники для работы, подписание всех кадровых документов, обучение и ввод в команду новичка. При удаленном формате нужно организовать и переделать каждый из этих этапов, создать или актуализировать документацию, обучающие материалы, базы знаний, которых, возможно, раньше не было или которые обновлялись нерегулярно.

У нашей компании несколько офисов в разных городах России и за ее пределами. Каждому новому сотруднику мы высылаем подробные письма с информацией о его офисе со всеми нужными контактами, делаем рассылку всем коллегам с приветственным письмом о новом сотруднике и добавляем его в корпоративные чаты, где он сможет узнавать о новостях внутри компании и делиться мнением по разным вопросам, тем самым максимально комфортно и быстро вливаясь в коллектив и жизнь компании. Если сотрудник не может приехать в офис, кадровые документы мы высылаем курьерской службой.

Мотивация сотрудников

Работа с персоналом на удаленке становится совсем другой. Встречаясь каждый день с сотрудниками в офисе, мы легко понимаем настроение каждого из них, можем считать невербальные сигналы и принять необходимые меры. Удаленный формат работы лишает возможности получать информацию таким образом, а руководителям и HR-команде приходится менять формат общения с сотрудниками: проводить больше видеовстреч один на один, чаще делиться обратной связью, задавать больше вопросов и быть более вовлеченными.

В OneTwoTrip и раньше проводились регулярные встречи (стендапы, ретроспективы, митинги для квартального планирования и обсуждения результатов и встречи один на один сотрудника с руководителем). Во время удаленной работы руководители и HR стали еще больше времени уделять этому аспекту: обратная связь, планирование, фокусировка и связь друг с другом стали особенно важны.

Что принесла удаленная работа сотрудникам

Возможность удаленно работать для некоторых была мечтой, а кто-то даже не представлял, что это возможно. Но сложилось так, что работу из дома попробовали все, и полученный опыт сложно назвать однозначным. С чем могли столкнуться сотрудники, перешедшие на новый формат работы?

Бытовые условия

Компания берет на себя организацию всех бытовых вопросов в рамках офисной работы: удобное рабочее место, хороший интернет, кухни с чаем и кофе, переговорные комнаты для звонков и встреч и так далее. Длительный карантин и работа из дома показала многим, насколько все это важно, ведь организацию своего рабочего места каждому пришлось взять на себя: высидеть с ноутбуком на диване или за кухонным столом восемь часов оказалось сложно, а интернет, который позволял смотреть кино, вдруг не потянул групповые видеозвонки в Zoom. Создание полноценного и комфортного хоум-офиса потребовало от многих дополнительных расходов и усилий.

Совместная жизнь, работа и учеба всех членов семьи, проживающих в одной квартире, стала вообще отдельной темой и болью для всех. Сложно говорить о продуктивной и спокойной работе, когда вокруг тебя бегают дети и домашние питомцы, общаются взрослые, и всех нужно чем-то занять, накормить, не прекращая при этом работать.

Совет: для сохранения продуктивности и психической стабильности всех членов семьи бытовые вопросы нужно решать, а не ждать, что они решатся сами собой. Можно разделить всю площадь квартиры на зоны (рабочая зона, детская зона для учебы и так далее) и действительно вложиться в организацию рабочего места, настроить интернет, обсудить с семьей график и придерживаться его: время работы, учебы, обед, выполнение домашних задач. Все члены семьи должны понимать, что есть часы, когда не нужно отвлекать друг друга.

Нехватка личного общения

Те, кто любит работать в офисе, всегда принимают участие во всех формальных и неформальных командных активностях и с удовольствием общаются с коллегами, во время изоляции могут начать тосковать и чувствовать одиночество. Общение, перешедшее в чаты и видеозвонки, нельзя сравнить с личным. Так, нехватка живых эмоций и стресс, который стимулирует новостная повестка, погружают некоторых в состояние паники и одиночества.

Совет: поглощайте меньше негативной информации и сконцентрируйтесь на положительном. Вспомните, что вас радует, чем вам всегда хотелось заняться, но не хватало на это времени, и начните делать это сейчас. Самоизоляция — отличное время, чтобы найти новое хобби или вспомнить о старом, почитать хорошие книги, посмотреть добрые фильмы. Организовывайте общение с друзьями, родными и просто интересными вам людьми онлайн, чтобы частично компенсировать потребность в коммуникации.

Life-work balance

Восьмичасовой рабочий день, дорога от дома до офиса и обратно, время обеда — все это способствовало поддержанию баланса между работой и личной жизнью. Удаленная занятость могла привести к тому, что ответственные и трудолюбивые сотрудники просто исключали из своей жизни отдых или другие активности. Ведь так легко проснуться, умыться, налить кофе и открыть ноутбук — рабочий день начался. Перерывы исключительно на сон приводили к стрессу, постоянным переработкам и последующему профессиональному выгоранию.

Совет: как и при работе в офисе, создайте для себя график и ритуалы, которые будут обозначать переход из состояния «я на работе» в состояние «я дома». Определите для себя место, которое используется только для работы, чтобы остальная часть квартиры ассоциировалась уже с отдыхом. Прогулка с домашними животными или семьей, просмотр сериала или созвон с кем-то из близких в определенное время могут стать символом этого перехода, когда вы заканчиваете работу и не возвращаетесь к ней до следующего утра.

Дисциплина и мотивация

Обратная сторона медали — трудности в организации эффективной работы и дисциплины, когда рядом кровать, диван и холодильник. Внешние факторы (офис, опенспейс, коллеги, ежедневные рабочие ритуалы в виде встреч) многим помогали сохранять продуктивность.

Совет: здесь тоже помогут четкий график, выделенное рабочее место, договоренности с близкими о том, что вас нельзя отвлекать в определенное время. Начните планировать рабочий день, выделяйте на решение каждой задачи конкретное время, инициируйте статусные звонки с командой или руководителем — все это поможет сфокусироваться на ежедневных задачах и их выполнении.

Потеря возможности для обучения и профессионального роста

Специалист, находящийся в начале своей карьеры, мог проводить много времени с наставником в офисе и учиться у него или других старших коллег. На удаленке тысячи молодых специалистов могут чувствовать себя растерянными и незащищенными. Учиться и расти в таких условиях для некоторых сложно.

Совет: если у вас не было наставника, попросите найти его вам, чтобы у вас появился человек, которому можно задавать любые вопросы. Договоритесь о ежедневных звонках, во время которых вы сможете получать необходимые знания и ответы на вопросы. Распишите с наставником план роста на неделю, месяц и/или квартал, по которому вы сможете идти как с помощью рабочих задач и ментора, так и изучая дополнительные материалы.

Что же будет дальше?

Как компании и сотрудники поменяют своё отношение к удаленной работе, будут ли практиковать такой формат в будущем? Перемены, конечно, будут, и они происходят уже сейчас. Какие-то компании принимают решение перевести весь коллектив или его часть на удаленку, кто-то сокращает количество офисов или меняет их локации, отказываясь от одного офиса в центре в пользу коворкингов в районах, в которых проживают сотрудники, некоторые вводят сменные графики работы. А какие-то компании, наоборот, поняли, что эффективно работать они могут, только будучи вместе, и поэтому возвращают сотрудников в офисы полным составом или отдельными департаментами.

Правильного ответа на вопрос, чем является удаленная работа: добром или злом — нет и не будет. Каждая компания принимает собственные решения, учитывающие полученный весной опыт, свои возможности и ограничения. Скажем, небольшому бизнесу (до 100 человек в штате), не планирующему расширение, вполне может подойти формат удаленки: экономия на аренде, гибкость и возможности найма людей из других городов или даже стран. Для среднего или крупного бизнеса, требующего постоянного креатива, внедрения инновационных решений, такой подход вряд ли приемлем.

Самое интересное, что реальность меняется каждый день. И компании могут постоянно анализировать происходящие изменения, учиться быстро принимать решения, не бояться ошибок и экспериментов. Так приходит новый опыт, который точно пригодится в будущем. Главное — не потерять фокус, ценности и единство, сохранить коллектив и слаженность работы.