Безопасный офис: как вернуть сотрудников на рабочие места
Чтобы постепенно вывести сотрудников из режима удаленки, для начала нужно понять, что не так с вашим офисом с учетом новой ковидной реальности. Как правило, в период пандемии офис выглядит так: на входе посетителям измеряют температуру бесконтактным градусником, там же выдают маски и перчатки. В помещениях с окнами периодически проводят проветривание, кое-где установлены бактерицидные рециркуляторы. «Защита» в санузле, зонах рекреации и на кухне ограничена антисептиками. Кабинеты без окон и переговорные комнаты проветриваются только с помощью приточно-вытяжной вентиляции. Из обработки — мытье полов с дезинфектором раз в сутки. Посещаемость офиса соответствующая: большая часть помещений пуста, на удаленке находятся все, у кого есть такая возможность.
Сделать аудит офиса и выявить проблемы
Для позитивных изменений в работе офиса необходимо провести тщательный аудит помещения и выявить объективные проблемы: недостаточное очищение воздуха, низкий уровень дезинфекции и неэффективное использование дорогостоящих площадей.
На самом деле, все, что мы сейчас анализируем, запросто считывается посетителями и сотрудниками офиса и вызывает у них такую мысль: безопасность офиса фиктивная, находиться там — риск.
Составить план по модернизации офиса
Действия, которые можно реализовать в стандартном офисе крупной компании:
- Установить в холле и в зоне рекреации тепловизор с системой генерации автоматического электронного отчета. В результате и секретари, и офис-менеджер смогут спокойно работать, а сводка с таблицей электронного отчета о температуре тела посетителей будет у них перед глазами.
- Если в офисе есть открытое пространство с большим количеством рабочих мест, можно создать виртуальную карту помещения и установить приложение для удаленного бронирования рабочих мест. Это актуально в том случае, если половина офиса действительно пустует и люди изредка посещают рабочее место. В таком случае они могут сидеть на комфортной дистанции.
- В будущем эта же система поможет проанализировать количество мест, которые реально необходимы для работы. На основе этих данных можно будет организовать систему шэринга рабочих мест, существенно сократив арендуемые площади.
- Таким же образом, через приложение или с помощью настенных сенсорных экранов можно бронировать переговорные комнаты так, чтобы меньше пересекаться с другими посетителями. В календаре бронирования стоит учесть время для дезинфекции воздуха и поверхностей между встречами. Система отчетности позволит контролировать степень загрузки переговорных комнат и даст понять, нужны ли компании дополнительные зоны переговоров.
- В переговорных и кабинетах руководителей под столешницы можно вмонтировать скрытую систему очистки воздуха с помощью ультрафиолетовых лучей. Система обрабатывает комнату всего за 30 минут, однако эти полчаса важно учесть при составлении очереди бронирования переговорных комнат.
- Организовать гибридную работу офиса, когда одна часть команды, находящаяся в офисе, может полноценно коммуницировать с другими сотрудниками на удаленке. Для этого нужно модернизировать существующие переговорные комнаты, обеспечить групповую работу через Zoom, Teams или другую популярную платформу видеосвязи из всех переговорных комнат.
- Организовать удобные зоны для непринужденной работы и общения. Такие пространства помогают проще коммуницировать с другими участниками команды и сокращают потребность в переговорных комнатах.
- Использовать установки по бесконтактному обеззараживанию рук во всех зонах.
- Увеличить количество кофе-поинтов и кулеров для воды, чтобы избегать скопления сотрудников и очередей у кофе-машины.
- Использовать мобильные прозрачные перегородки, если не удается избежать плотной посадки сотрудников.
Плюсы этих методов
На первый взгляд может показаться, что список действий по модернизации довольно большой, а выполнение его очень затратно. Однако, если сравнить это с расходами на поиск новых сотрудников и партнеров, которые не отказываются появляться в офисе, окажется, что эти действия вполне оправданны.
Если же воплотить идеи по модернизации в жизнь, можно получить следующие результаты:
- Беспроблемный и постоянный мониторинг температуры тела посетителей офиса. Еще один плюс: создание автоматического журнала-отчета о замерах температуры (от работодателей его требует предоставлять Роспотребнадзор).
- Контроль контактов с заболевшим в офисе. Можно попросить сотрудников из потенциального круга контактов остаться на карантине, чтобы предотвратить распространение заболевания в компании.
- Экономия на аренде за счет рационального использования площадей и умного бронирования мест.
- Система бронирования и обеззараживания переговорных комнат с интеграцией в единый календарь. Это позволит сделать переговорные максимально безопасными.
- Сотрудники могут удобно работать как в офлайн-, так и в онлайн-режиме, гибко совмещая работу в офисе с удаленкой.
После того как нововведения покажут свою пользу на практике, сделайте корпоративную рассылку, чтобы вернуть лояльность тех сотрудников, для которых безопасность в офисе — принципиальный момент.
Больше текстов о бизнесе и политике — в нашем телеграм-канале «Проект “Сноб” — Общество». Присоединяйтесь