Современные реалии подталкивают предпринимателей к поиску новых путей решения текущих задач. Ограничения 2022 года вынуждают компании, которые работают в международном контексте, рассматривать возможность релокации бизнеса за границу с сопутствующим перемещением оборудования, электроники и документов. Задача требует глубокого понимания происходящих процессов. Цена ошибки – потеря средств производства, времени и доходов.

Этапы подготовки оборудования компании к транспортировке

Для начала кратко рассмотрим понятие релокации, основные недостатки и преимущества перемещения компании в другую страну. В общем смысле это процесс полного или частичного переноса деятельности, который включает переезд сотрудников и оборудования на новую территорию . Положительные стороны решения:

  • масштабирование деятельности;
  • благоприятная финансовая среда;
  • возможность наладить технологические цепочки поставок;
  • выход на новые рынки.

К негативным моментам можно отнести:

  • сложности с перевозкой мебели, техники и документов через границу в части сохранности и таможенного оформления;
  • утрата квалифицированных кадров вследствие ошибочных действий при подготовке переезда;
  • необходимость перестроения под новые законы и региональные требования.

Если по перемещению внутри страны вопросы возникают по поводу сохранности объектов, то международная релокация – другой уровень ответственности.

На первом этапе переезда важно правильно оценить объем перевозимого. Отдельно разложить документацию, оргтехнику и компьютеры, мебель – важно для дальнейшего декларирования и четкого описания имущества организации. Следующий важнейший момент – тщательная упаковка и защита перевозимого от внешнего воздействия и механических повреждений – подробнее расскажем ниже. Далее принимается решение относительно способа транспортировки. Рекомендуется выбирать мувинговую компанию с обширным парком и разными вариантами логистики – наземной, водной и воздушной – чтобы ускорить процессы и избежать ошибок и проблем при растаможке. Особое внимание следует уделить специфике перевозимого оборудования – производственные станки, медицинские приборы, холодильные агрегаты и так далее.  К тяжеловесным грузам предъявляются особые требования. Лучше не пренебрегать советами специалистов и обращаться в профильные компании, которые организуют перевозку под ключ и снимут сложные вопросы с собственников бизнеса.

Перевозка документов и архивов

Когда решение о релокации принято, первым делом готовится переезд офиса, а именно – документальной составляющей: архивов, книг учета, рабочих журналов, книжной и рекламной печатной продукции. Для перевозки документов первостепенный вопрос – сохранение целостности и защита от попадания влаги. При подготовке к отправке важно использовать качественную герметичную упаковку и не экономить, так как восстановление документов может занять много времени, денег и сил. В оформляемых сопроводительных инвойсах тщательно и максимально подробно стоит указать информацию:

  • о типе бумажного продукта;
  • количестве страниц;
  • виде переплета;
  • авторе издания, если речь идет о книгах и журналах;
  • дате выпуска;
  • языке;
  • цвете.

Важно помнить: если перевозимому изданию более пятидесяти лет, то без наличия действующего заключения от Министерства культуры беспроблемно вывезти объект не удастся. В официальной бумаге должна быть прописана информация, что книга не является объектом культурного наследия и может беспрепятственно пересечь государственную границу РФ.

Транспортировка оборудования

Офис включает множество технических средств для трудовой деятельности: компьютеры, МФУ, принтеры, сканеры, ксероксы, ноутбуки. Оборудование относится к классу хрупких грузов. При подготовке к релокации необходимо особое внимание уделить безопасности упаковки. Герметичная упаковка состоит из воздушно-пупырчатой пленки, картонной коробки, деревянной обрешетки и фанерного ящика. Чтобы дополнительно обезопасить  электронику от неконтролируемого перемещения внутри упаковки, пустоты обкладываются смятой бумагой.  Особого внимания заслуживает перевозка медицинского и холодильного оборудования.

Медицинский груз

Транспортировка дорогостоящего медицинского оборудования – сложная задача, решение которой лучше доверить профессионалам. Для начала необходимо замерить все параметры груза с учетом его особенностей и комплектующих:

  1. Техника может не пережить тряску. С особой тщательностью стоит подойти к выбору транспорта и маршрута, избегая горных и сложно проходимых местностей.
  2. Спецтехника чувствительна к изменениям наружного микроклимата. Перепады температур и скачки влажности могут вывести ее из строя.
  3. Для отдельных видов техники при составлении логистики необходимо учесть использование специфического транспорта.
  4. Крупногабаритный и нетипичный груз загружается для перевозки специальной техникой. Привлечение такелажной компании позволит избежать губительных ударов и падений.

Медицинские агрегаты могут перемещаться с использованием авиации, железной дороги, морских судов и автомобилей.  Разница состоит в стоимости, уровне безопасности и времени доставки. Учитывая первоначальную стоимость оборудования, иногда выгоднее переплатить за качественные экспедиторские услуги нежели потерять средство производства. Не стоит забывать: сложнотехнологичные приборы требуют тщательной подготовки таможенной документации для вывоза и последующего ввоза в другую страну.

Производственные станки и холодильное оборудование

Требования к сложному грузу отличаются от транспортировки обычной офисной техники. Производственное оборудование содержит хрупкие внутренние детали и электронику, которые при выходе из строя сделают использование агрегата невозможным. Особое внимание уделяется упаковке, погрузке/разгрузке, креплению для устранения вибраций и оформлению таможенных документов. Рекомендуется максимально разобрать технику, чтобы предупредить неблагоприятные последствия – снять полки, навесные приспособления и дополнительные аксессуары. Перед погрузкой – тщательно составить опись перевозимого. Не стоит пренебрегать услугами сторонних профессиональных компаний, которые специализируются на оформлении сопроводительной документации. Допущенные ошибки и неточности при прохождении таможни чреваты штрафами, конфискацией или уничтожением дорогостоящего груза. 

Перевозка мебели

При транспортировке мебели особое внимание уделяется упаковке. Хотя элементы интерьера прочнее, чем электроника, при игнорировании подготовительного этапа могут потерять внешний вид. Сбитые углы, сломанные ножки стульев, повреждения столешницы — только часть возможных повреждений. При заполнении инвойсов важно тщательно указать все параметры груза:

  • тип;
  • материал изготовления;
  • визуальные особенности;
  • направление использования.

Если мебель изготовлена из ценных пород дерева, то для успешного прохождения таможни придется указать оценочную стоимость, чтобы учесть возможные дополнительные платежи, например, таможенную пошлину, которая составляет 20% от цены. Важная особенность при транспортировке мебели: если при проезде через границу инспекторы пограничного контроля обнаружат, что изделия изготовлены не из заявленного в документах материала, то последуют длительные разборки и серьезный штраф для юридического лица.

Ситуационные особенности

Важный совет для собственников бизнеса и специалистов, ответственных за проведение релокации – не пренебрегать замечаниями транспортной компании, с которой заключен договор о перевозке груза.

Пример из практики, где клиент столкнулся с такой ситуацией: было принято решение открыть в ОАЭ магазин с товарами российского производства. Собственник дал задачу менеджеру подготовить строительные материалы к отправке и заполнить соответствующие документы. Груз состоял из краски, шпатлевки, штор и светильников. В последний момент один из директоров организации решил добавить в отправку униформу для будущих сотрудников магазина. Специалист, занимающийся отправкой, ничего не знал о последнем инциденте и благополучно передал груз с сопроводительными документами транспортной компании. На таможне комплект был задержан. Заказчик ожидаемо задался вопросом, почему возникла проблема? Ответ прост – после того, как список содержимого груза описан и согласован сторонами, любые добавления запрещены. При обнаружении таможенниками посторонних предметов, даже самых незначительных, отправка будет задержана вплоть до полного выяснения обстоятельств. Возможны другие исходы: лишний предмет будет изъят и груз продолжит путь, или же груз арестован, а отправитель – оштрафован.

Эксперты рынка логистики рекомендуют максимально ответственно подходить к этапу описи и оформления документов. С менеджером – представителем курьерской компании – следует быть максимально откровенными и не пытаться скрывать нюансы во избежание серьезных проблем на таможне.

Как провести релокацию и не ошибиться

Релокация – трудоемкий процесс, который требует тщательной подготовки и правильного выбора партнеров для реализации. Многие международные транспортные компании решили покинуть российский рынок. Гораздо сложнее стало отправлять грузы за рубеж с высоким уровнем гарантии сохранности и за разумные деньги.  

При выборе экспедиторской компании стоит обратить внимание, оказываются ли услуги «под ключ». Грамотное заполнение инвойсов и накладных – 50% успешного прохождения таможенного оформления. Следующий немаловажный аспект – сроки. Морской контейнер, отправленный из России, может идти до точки назначения от нескольких месяцев до полугода. При наличии возможности и ограниченных временных параметров выгоднее осуществить цепочку поставок с использованием авиации.

При выборе конкретной компании необходимо заключить договор на оказание услуг, в котором будут указаны действующие реквизиты и контактные данные подрядчика. На рынке международной доставки развелось множество дилетантов и предприимчивых мошенников, которые не разбираются в нюансах осуществления процесса, но очень хотят заработать.

Профессионалы в области перевозки могут предложить опыт и умение четко следовать действующим нормативам в вопросах отправки оборудования, документов или мебели. При релокации, открытии филиалов или новых офисов за рубежом лучше потратить больше времени на выбор партнера, чем получить простой бизнеса из-за проблем на границе.