Что такое управленческий учет простыми словами
Задача учета – предоставлять финансовую и нефинансовую информацию лицам, принимающим решения. Любой его вид позволяет идентифицировать экономически значимую информацию, измерить ее и передать специалистам для анализа и принятия решений. Условно можно выделить два вида учета – регламентированный (бухгалтерский) и нерегламентированный (управленческий).
Основные характеристики регламентированного учета:
● делается для внешних пользователей;
● имеет четкие правила ведения и утвержденные формы представления;
● описывает ретроспективу (прошлое).
Регламентированный учет слишком обобщен — одни и те же правила для любого вида бизнеса — и не отражает специфику конкретной отрасли и конкретного предприятия в ней. В противоположность этому управленческий настраивается под требования менеджмента и владельца бизнеса.
Основные характеристики управленческого учета:
● делается для внутренних пользователей;
● правила ведения основаны на бизнес-логике;
● имеет гибкие формы представления;
● нацелен на перспективу.
Управленческий учет нужен не только собственникам — его изучают банки для одобрения заявки компании на кредитование, инвесторы — чтобы оценить доходность и перспективы возврата вложенных средств. Словом, это важнейший инструмент. Еще одно значимое отличие управленческого учета от бухгалтерского заключается в том, что он формируется по мере необходимости – ежедневно, еженедельно и так далее.
Зачем автоматизировать управленческий учет?
До недавнего времени подготовка таких отчетов велась вручную, с помощью электронных таблиц. Сейчас созданы специализированные программы, в том числе для гостиничного бизнеса. На его примере рассмотрим, чем полезна автоматизация управленческого учета.
В гостиницах принято ежедневно утром проводить Morning Meeting. На нем присутствуют генеральный менеджер отеля и руководители основных подразделений. Обсуждаются события предыдущего дня: сколько занято номеров, какая выручка, сколько принесли рестораны, SPA. Также обсуждается сравнение фактической выручки с плановой и вероятные причины отклонений. Генеральному менеджеру важно понимать, сколько еще нужно продать номеров до конца месяца, чтобы выполнить план. Знать, сколько и когда заедет гостей, групп. И иметь план на случай ситуации, когда кто-то отказался от номера. Как правило, для Morning Meeting формируется управленческий отчет Daily Revenue Report. Очевидно, что процесс создания такого отчета должен быть автоматизирован — это выгоднее, удобнее и исключает фактор человеческой ошибки. Специализированное ПО формирует документ за несколько секунд, и все участники Morning Meeting просматривают на гаджетах необходимую информацию.
Еще один пример: в международной практике индустрии гостеприимства принято получать данные о прибыли, полученной гостиницей за месяц, второго числа месяца, следующего за отчетным. Это называется «раннее закрытие месяца». Важно, чтобы лица, принимающие решения, как можно раньше получили «Отчет о прибылях и убытках», проанализировали отклонения, изучили их причины и приняли соответствующие решения для улучшения финансового состояния гостиницы. И здесь автоматизация тоже будет весомым преимуществом.
Напоследок стоит отметить, что гостиница, настроившая раннее закрытие месяца, получает данные раньше многих конкурентов. А значит, может быстрее реагировать на изменение рынка и таким образом выигрывать в конкурентной борьбе.