Зачем организовывать выездные мероприятия?
Выездные мероприятия необходимы, чтобы увеличить вовлеченность сотрудников в жизнь компании, а также для установления более близкого контакта бизнеса со своими сотрудниками и партнерами.
К выездным мероприятия, можно отнести:
- деловые встречи;
- конференции;
- клиентские дни;
- поездки, которые бренд проводит для своих сотрудников, партнеров и топ-клиентов.
Выездные мероприятия создают дополнительный престиж для компании. Они демонстрируют сотрудникам и партнерам высокий статус бренда.
Также такие события способствуют укреплению партнерских связей с помощью атмосферы объединения, смены обстановки и ощущения праздника. Участие в выездных мероприятиях помогает сотрудникам или партнерам отвлечься от рабочих моментов, сбросить физическое и эмоциональное напряжение, стереть рамки в коммуникации.
Подобные мероприятия принято относить к MICE-направлению. MICE - это Meetings (встречи), Incentives (поощрения), Conferences (конференции) and Exhibitions (выставки).
Как организовать выездное мероприятие в России?
Организовать выездное мероприятие в России достаточно просто. Для этого необходимо определиться с концепцией, выбрать план деловой и культурной программы.
Помимо этого, нужно выбрать площадку для проведения мероприятия. Она должна подходить под количество участников и концепцию. Отмечу, что для проведения качественного мероприятия необходимо иметь специальное оборудование: микрофон, проекторы и систему звукоусиления.
После утверждения главных моментов, можно начать формирование списка участников, бронировать билеты, трансфер, отель и оформлять страховки.
Кроме того, нужно подготовить презентационную продукцию и сувениры для участников. Это одна из важнейших составляющих проведения выездного мероприятия. Сейчас набирает популярность мерч с символикой бренда, который создают специально для конкретного мероприятия. Самыми популярными сувенирами являются ежедневники, ручки и эко-сумки.
Также важно грамотно спланировать и организовать развлекательную программу. Партнеры компании и ее сотрудники хотят интересно провести время.
Для этого можно подготовить:
- конкурсы;
- тимбилдинг,
- мастер-классы;
- выездные экскурсии
- гала-ужин.
Например, после долгой мотивационной сессии от спикеров на конференции бренда на курорте Красная Поляна отличной кульминацией был бы выезд в Хаски-центр, где можно познакомиться с особенностями породы, погладить титулованных представителей и приобщиться к культуре народов Севера.
Как организовать выездное мероприятие в другой стране?
В данном случае сложность заключается в оформлении необходимого пакета документов и оплате иностранных счетов. Требования к участникам мероприятия выше, потому что необходимо наличие у них заграничного паспорта, а в некоторые страны дополнительно нужно оформлять визу.
Компания должна заранее купить билеты участникам, оплатить жилье и трансфер. Также важно иметь возможность оплачивать валютные счета за рубежом.
Я рекомендую уделить дополнительное внимание изучению менталитета страны, в которой вы планируете организовать выездное мероприятие, чтобы соблюсти культурные традиции и обычаи.
Отмечу, что на данный момент выездные мероприятия в другую страну - это большая роскошь для бренда. Сотрудники и партнеры оценят по достоинству данное событие и получат новые впечатления и мотивацию.
Какие есть виды выездных мероприятий?
MICE-направление предлагает большое разнообразие событий и мероприятий. Выездные мероприятия можно разделить на:
- корпоративные;
- партнерские.
В большинстве случаев компании проводят выездные мероприятия отдельно для сотрудников и партнеров.
Помимо этого, корпоративные и партнерские выездные мероприятия можно сегментировать отдельно по типам:
- тимбилдинги;
- значимые события;
- конференции;
- лончи;
- воркшопы;
- семинары.
С какими трудностями может столкнуться компании при организации выездного мероприятия?
Компания должна всегда иметь запасной вариант. Существует большое количество форс-мажоров, которые могут испортить выездное мероприятие. К непрогнозируемым сложностям можно отнести погодные условия, поэтому всегда стоить учитывать этот фактор при планировании развлекательной программы. Например, на экскурсию стоит предусмотреть зонты и дождевики на каждого члена группы.
К прогнозируемым сложностям нужно отнести несоответствие цели и бюджета, потому что не всегда компания может выделить достаточное количество денежных средств под амбициозные планы. Также несоответствие выбранного направления для мероприятия может его испортить. Например, если участники события не занимаются зимними видами спорта, не стоит вывозить их на Красную поляну, лучше организовать пешие прогулки по Сочи.
Какое положительное влияние оказывают выездные мероприятия на развитие бизнеса?
Компания должна делать замеры различных показателей по итогам отчетного периода, для того чтобы отследить положительную динамику после организации выездного мероприятия. В эпоху активного роста впечатлений, эмоциональный капитал становится неотъемлемой частью успешных стратегий любого бизнеса. За каждым решением стоит человек, который испытывает эмоции. Рост лояльности участников события к бренду - это главный положительный трекер от качественной организации мероприятий.
Какие ошибки могут привести к неудачной организации выездного мероприятия?
Самые очевидные ошибки, которые совершают многие организаторы выездных мероприятий - это сроки. В первую очередь необходимо оплатить билеты и отели, особенно если это сезонные направления, потому что есть больший риск не заселиться в нужный объект.
Некоторые компании не считают необходимым изучить менталитет и культурные особенности выбранного направления, даже в пределах нашей страны. При формировании креативной концепции стоит уделить этому особенное внимание.
Также запланированная концепция может не отвечать сегменту целевой аудитории, поэтому стоит изучить портрет целевой аудитории, которая будет на мероприятии. Такие ошибки могут привести к неокупаемости затрат и испортить важное событие.
Помимо этого, многие не прорабатывают обратную связь. Важно оценить с помощью различных инструментов по сбору информации, что думают ваши сотрудники или партнеры о выездном мероприятии. Этот эмоциональный капитал, ресурс бренда невозможно создать искусственно - только с помощью положительных эмоций участников выездного мероприятия.