В конкурсе на аренду участвовала только одна компания — «Центр международной торговли». С ней и заключили договор.

Фирма должна была подготовить помещения для 1500 журналистов и еще 200 сотрудников ВГТРК, которые отвечали за трансляцию конференции. В главном зале ЦМТ поставили 800 стульев, также под мероприятие использовали залы «Валдай» и «Селигер», восемь переговорных комнат, три зала для прессы и конференц-залы «Байкал», «Бирюса», «Иртыш», «Печора» и «Урал».

В залах установили плазменные панели, на которые вывели схемы помещений. В зоне отдыха поставили мягкую мебель на 100 человек. К информационным стойкам провели интернет скоростью 10 Мбит в секунду. В двух залах оборудовали зоны питания с 36 коктейльными столами и техникой общей мощностью до 50 кВт. В фойе первого этажа поставили киоски с сувенирами.

В рабочих зонах для прессы разместили телефоны для междугородней и международной связи. Там же поставили 70 корзин для мусора. Фирма подготовила рабочие места для 200 синхронистов, которых можно было слушать через 1,3 тысячи устройств перевода.

В контракте не была учтена стоимость печати бейджей, зарплата персонала, стоимость кейтеринга, освещения, уборки, съемки и трансляции, отмечает РБК. Издание не смогло найти соответствующие госзакупки.

В 2014 году управделами заплатило за организацию конференции на 58,5 тысячи рублей меньше, чем в этом году. Тогда в конкурсе участвовал также только ЦМГ, с которыми и заключили контракт. РБК уточняет, что не ясно, почему получилась разница в стоимости конференций двух лет, поскольку все пункты сметы и стоимость работ полностью совпали.