Начать блог на снобе
Все новости

Фото: Из личного архива

mneniya-1600-620.jpg

Фото: Из личного архива

Александр Альперн: Full HD, чат-боты и 3D.

Как организовать крупную конференцию онлайн

Редакционный материал
Во время карантина все мероприятия пришлось перенести в онлайн, но неожиданно этот формат оказался таким удобным, что вполне может остаться с нами надолго. Если на первый взгляд перенос события в виртуальную плоскость кажется достаточно простым, то в реальности он скрывает в себе множество сложностей — как технических, так и организационных. Александр Альперн, основатель и CEO Webinar Group, рассказывает, как провести крупное мероприятие в виртуальном формате и какие подводные камни нужно учитывать при организации
11 августа 2020 9:20

Как правило, проведение вебинара или мастер-класса для небольшой аудитории не вызывает больших проблем: часто от спикера требуется лишь создать конференцию в Zoom и подготовить презентацию. Другое дело — крупное мероприятие на десятки или сотни тысяч участников. Объем работ в этом случае связан не только с количеством контента: хорошая картинка и звук, удобная навигация, многопотоковая трансляция, общение в чате — все это требует серьезной подготовки и труда множества специалистов. 

Быстрее, проще, короче

Перенос мероприятия в онлайн-формат связан не только с техническими, но и с организационными деталями. Иначе говоря, виртуальное пространство предъявляет свои требования к контенту: здесь сложнее удержать внимание зрителя, вызвать эмоции и создать нужную атмосферу. Кроме того, отключиться от трансляции намного проще, чем уходить из зала посреди выступления спикера.

Выступления в онлайне должны быть более короткими и динамичными, поэтому продолжительность сессий на онлайн-конференции «Startup Village’20 Сколково», где мы организовывали трансляцию, которую посмотрели более 100 тысяч человек, сократилась с традиционных полутора часов до 20–40 минут. Разумеется, это потребовало определенной работы со спикерами, и все равно в тайминг уложились не все — выкинуть две трети от своего доклада не так-то просто. Но у этого формата есть очевидные плюсы: выступление становится максимально емким и концентрированным. Чтобы докладчикам было проще подготовиться, на трансляции ПМЮФ (Петербургского международного юридического форума. — Прим. ред.) «LF 9 ½: законы коронавируса», которая собрала 300 тысяч просмотров, мы с командой форума готовили для них специальные памятки, притом что работать приходилось с лицами первой величины, среди которых были Дмитрий Медведев, глава ВОЗ, генеральный секретарь Совета Европы, министры юстиции Сингапура, Китая, России.

Быстрее, короче и проще — общее правило онлайн-ивентов, которое касается не только программы, но и всех организационных аспектов. Именно поэтому на Startup Village мы упростили регистрацию для нетворкинга, а для просмотра выступлений — отменили полностью. 

Свои особенности есть и в продвижении виртуального события: в онлайн-формате рекламная кампания будет эффективна не только до мероприятия, но и во время. В офлайне это правило не работает: вряд ли кто-то, узнав о проходящем прямо сейчас форуме, отменит все свои планы и отправится срочно покупать билет в другой город. Зато подключение к трансляции не обязательно планировать заранее.

Основные принципы организации крупного онлайн-мероприятия:

  • Продолжительность докладов — 20–40 минут
  • Не больше четырех-шести человек в сессии
  • Четкий тайминг
  • Динамичный сценарий
  • Интересный контент в перерывах между докладами
  • Профессиональные ведущие

От трансляций до чатов

За трансляцией выступлений спикеров стоит работа множества специалистов: операторов, ведущих съемку в Full HD, режиссера, формирующего программу, инженеров и техников. А еще нужен сайт с формой регистрации и его продвижение, нужна графика для трансляций, нужен качественный синхронный перевод, тестирование спикеров и многое другое. Ситуацию осложняет то, что часто все эти процессы ведутся одновременно и в ускоренном темпе: так, для ПМЮФ нам пришлось организовывать все за две недели, хотя на подготовку события столь широкого масштаба обычно закладывается не меньше месяца.

Кроме того, любая конференция — это не просто череда докладов, это еще и обратная связь, ответы спикеров на вопросы участников, нетворкинг, знакомства, выставочные зоны, менторские сессии и многое другое в зависимости от формата мероприятия. Все это требует соответствующих технических решений.

Общение спикеров с участниками можно реализовать с помощью модераторов, которые будут выбирать вопросы и переадресовывать их докладчикам, либо напрямую. Так, на Startup Village для ряда спикеров была реализована механика второго экрана, которая позволяла им видеть вопросы из зала и отвечать на них во время выступления.

В качестве площадки для нетворкинга можно выбрать любой мессенджер — например, Telegram: это позволит участникам продолжить общение и после окончания конференции. Но в целом сейчас существует множество инструментов для организации общения на мероприятии, поэтому можно выбрать любой удобный.

Экспо в 3D

Зона экспо — важный элемент многих конференций, и, чтобы по максимуму сохранить впечатления от нее в онлайне, оптимальный вариант — перенести ее в 3D. Так, участники выставки на Startup Village получили возможность прогуляться по территории экспо, принять участие в играх, посмотреть видеопрезентации, изучить стенды разных компаний и пообщаться с их представителями. Чтобы упростить навигацию по выставке, Startup Village разработал систему фильтров для представленных на ней стартапов: их можно было отсортировать по рынку, технологиям, стадии проекта, стране и объему требуемых инвестиций.

В программу Startup Village традиционно включаются еще два формата: матчмейкинг (поиск контактов) и менторские сессии. Оба удалось успешно перенести в онлайн: для личного общения участники могли переходить в приватные чаты, а работа с менторами проходила по видеосвязи в специальных виртуальных комнатах. Комнаты были доступны через личный кабинет, а для получения консультации нужно было заранее записаться к конкретному ментору.

Задачи для afterparty

Очевидный плюс онлайн-мероприятия, помимо его более низкой стоимости, — способность приносить прибыль и после своего завершения. Многие организаторы продают записи выступлений спикеров, так что после конференции работа не заканчивается. Во-первых, нужно смонтировать видеоматериалы для продажи, размещения в соцсетях, отчетных роликов и других целей. Во-вторых, предстоит оценить результаты: количество уникальных участников, максимальное число зрителей онлайн, среднюю продолжительность просмотра, статистику по браузерам, девайсам, городам, выступлениям и так далее — все это пригодится для планирования следующих мероприятий.

В целом онлайн-конференция — новый, более гибкий и технологичный формат, который имеет все шансы завоевать прочное место в нашей жизни. Поэтому стоит экспериментировать уже сейчас: судя по современным тенденциям, в скором времени оставаться полностью в офлайне будет уже невозможно.

Поддержать лого сноб
0 комментариев
Хотите это обсудить?
Войти Зарегистрироваться
Читайте также
Рынок российской недвижимости в пике́. Из-за пандемии и связанного с ней кризиса многие компании бросили свои офисы, а их сотрудники — арендованные квартиры. Алексей Тюменцев, аналитик рынка недвижимости и глава компаний Goto и AllDoors.net, уверен, что это точно не приметы краха индустрии
О значении гибких навыков говорят не первый год, но в традиционной системе образования им по-прежнему нет места. Дмитрий Грин, сооснователь и CEO Almamat, рассказал, какие soft skills потребуются специалистам в условиях кризиса, как включить их в учебную программу и почему личностные качества нужны всем — даже IT-специалистам
В этом году правительство РФ утвердило беспрецедентные меры для поддержки IT-сферы. Эксперты ждут роста отрасли, но в то же время прогнозируют остановку развития особых экономических зон (ОЭЗ) вроде Иннополиса и продолжение тенденции оттока кадров за границу. Вместе с Еленой Райтс, директором по развитию группы компаний «Альтфина» и экспертом в холистическом маркетинге, разбираемся в основных плюсах и минусах нововведений

«Мнения» на «Снобе»

Ежемесячно «Сноб» читают три миллиона человек. Мы убеждены: многие из наших читателей обладают уникальными знаниями и готовы поделиться необычным взглядом на мир. Поэтому мы открыли раздел «Мнения». В нем мы публикуем не только материалы наших постоянных авторов и участников проекта, но и тексты наших читателей.
Присылайте их на opinion@snob.ru.