Что такое «ретроспектива»
«Ретро» — это аналитическое мероприятие, которое проводят, чтобы подытожить процесс ― проект, запуск продукта на рынок, отчетный период.
Бизнес, даже самый классический, не может без креатива и творчества. Всем нужны совместные нестандартные решения и поиск ответов. «Ретроспектива» ― как раз про это.
Это не история про «кто виноват», а конструктивный формат. Участники ищут ответ, что сделать иначе, чтобы в следующий раз получилось лучше.
Модераторы стараются создать пространство для честного разговора команды о результатах работы. Разбирают, что получилось, а что пошло не так, и главное — что делать дальше. Такие встречи как бы говорят всем: успех — это не только цифры, но и удовлетворенность команды, умение сотрудничать.
Как проходит ретроспектива
В онлайне собирается сотрудников 10-15 первой линейки, среди них топы, СЕО и фасилитатор-ведущий — специалист, который помогает людям создать эффективную коммуникацию.
Задача фасилитатора ― сделать пространство игры таким, чтобы люди могли открыто говорить, где болит. Он должен объяснить, что последствий и показательной порки не будет. А то у нас любят начинать с «ты молодец, но...» и дальше поехали на полчаса критики.
Кстати, по этой причине «ретро» не должен проводить руководитель.
Вначале фасилитатор говорит:
— Давайте похвастаемся, какие достижения были у вашей команды в этом году? Возьмите по стикеру и запишите.
Все обсуждают, что сотрудники сделали хорошо, что плохо, где успехи, где провалы, где стопы, а где драйверы. Почему не выросли на Х2, почему не берут на себя ответственность и не руководитель ли им мешает, замкнув все процессы на себя.
Потом переходите к аналитике. Например, команда получает задание за 10 минут определить, какие вызовы стоят перед ними. Потом все смотрят, что придумали коллеги, и голосуют за стикер, с которым солидарны. Вызов, у которого скопилось больше голосов-флажков, берите в работу и ищите решения.
Первое правило «ретро»
О «ретро» должны знать все! Сотрудников нужно заранее подготовить, морально настроить и предупредить, что их ждет, как будет проходить встреча, сколько займёт каждый этап. Тайны и недоговорки убивают атмосферу доверия, которую заботливо выстраивает фасилитатор-ведущий.
Ещё немного условий:
Всем надо включить камеры.
Толпы человек в 50 быть не должно — иначе есть риск, что кто-то будет менее включен в процесс.
Свои 5 копеек должны внести все. Мнение каждого принципиально важно, иначе движения вперед не будет.
Фокус на процессах, а не на персоналиях. Если критика, то исключительно конструктивная.
Эффект от обсуждения получается командообразующий, зажатость снимает мгновенно. Бывает иногда, что самый молчун как выдаст базу в конце встречи, все так и ахнут.
В конце обязательно проголосуйте и расставьте приоритеты. Составьте конкретные шаги к улучшениям, закрепите ответственных и поставьте сроки.
Игровой формат
Мероприятие можно проводить по-разному, но мы предпочитаем посмотреть на него как на игру.
Для ретроспективы, которые компании проводят в конце года, мы придумали два сценария на выбор, классический — «Путешествие в ледяной город» и праздничный — «Сани Деда Мороза». В каждом около 8 тематических блоков, все интерактивные — заполнить схему, расставить стикеры, сгруппировать элементы, ранжировать список.
Сценарий с «Санями Деда Мороза» хорош числа с 10 декабря, когда год вот-вот закроем и настроение уже «мишура да мандарины».
Мы используем метафору новогодних саней Деда Мороза, чтобы структурировать обсуждение успехов, препятствий и будущих планов. Сани — сам проект, олени — усилия и ресурсы, которые тянут проект вперёд, подарки — достижения, сугробы — проблемы и вызовы, а снегопад — внешние обстоятельства.
Кому нужно «ретро»
Ретроспектива поможет подвести итоги и даже заглянуть немного в будущее: исправить ошибки, выстроить мосты, найти новый ритм. У каждого бизнеса свой повод для ретро, но цель одна — двигаться вперёд.
- Стартапы
Вспомнить, с чего начинали, похвалить себя, поставить долгоидущие цели на изменение процессов и масштабирование. Обсудить ожидания и сосредоточиться на эффективных процессах взаимодействия.
- Малый и средний бизнес
По завершении очередного этапа проекта, внедрение нового процесса или выхода на новый рынок. Ретро поможет сотрудникам наладить рабочие взаимодействия и сократить издержки.
- Крупный бизнес и корпорации
Ретро раз в квартал или по завершению проекта поможет внедрить улучшения, запустит инициативу или начать трансформацию. Бизнес-гигантам формат помогает объединить разнородные команды и укрепить корпоративную культуру.
Когда точно пора на «ретро»?
Конец года ― идеальное время для ретроспективы. Пока бухгалтерия подводит итоги и сверяет отчёты, а остальные отделы заказывают наряды на корпоратив, руководству полезно задуматься об инструменте для анализа успехов и неудач.
Составила маркеры того, что уже нужно «ретро» здесь и сейчас.
- Компания сдала большой проект, и нужно проверить состояние коллектива после него: готов ли идти дальше или предельно устал.
- Появилась новая команда или команда под проект.
- Возник конфликт, в офисе бурлит негодование, продуктивность упала.
- Компания внедрила новую технологию или методологию и надо понять, как коллектив её освоил.
- Кадры утекают, а руководители не понимают, что пошло не так.
- Команда хочет зарабатывать больше и готова работать в этом направлении.
Ретро — инструмент для бизнеса, который стремится к развитию. Даже без повода ретроспективы раз в квартал помогают оценить успехи и найти точки роста.
Как подготовиться к «ретро»
Собрать цифровые показатели
- Производственные метрики: выполненные задачи, сроки, объем выполненной работы.
- Финансовые показатели: затраты, доходы, прибыль подразделения.
- KPI сотрудников: выполнение индивидуальных планов, продуктивность, соблюдение сроков.
Оценить качество процессов
- Получить обратную связь от сотрудников: трудности, предложения по улучшению.
- Собрать данные по внутренней коммуникации: скорость принятия решений, взаимодействие между отделами.
- Оценить причины основных сбоев, частоту возникающих проблем.
Отметить инициативы и изменения
- Какие идеи были реализованы, какие не были внедрены, но стоит взять их в план на будущее.
От теории к действиям
Хорошая «ретро» — это как успешный проект: четкая структура, логика и фокус на результат. Каждый этап, который помогает участникам узнать о проблемах и искать решения.
- 1. Сбор информации. Каждый участник записывает идеи на стикерах или виртуальной доске. Смело и честно отмечает положительные и отрицательные моменты работы, уровень своей удовлетворенности процессом и результатом.
- 2. Анализ и обсуждение. Похожие идеи сгруппируйте и сделайте фокус на 2-3 особенно значимых вопросах. Здесь участники подключают аналитическую часть ума, часто отвечая на вопрос «почему».
- 3. Штурм. Каждый предлагает решение проблем, голосуйте за самые эффективные. Расставьте сроки исполнения и выберите ответственных. Как правило на этом этапе все уже вошли во вкус и готовы разбирать задачи.
- 4. Итоги. Перечислите, что планируете сделать, оцените продуктивность встречи по шкале от 1 до 10, поблагодарите друг друга.
История о том, как мы вынули босса из мира иллюзий
Напоследок расскажу реальный случай.
Обратился к нам СЕО диджитал-компании. Говорит:
— Чувствую, что внутри бизнеса что-то происходит и от меня явно что-то скрывают. В коллективе все скептически настроены, ничего и вам не расскажут.
Даже интересно было на этих скептиков посмотреть. Собрались в онлайне 15 человек, кто SMM занимается, кто копирайтингом, дизайнеры, маркетологи. Сначала конечно паузы были, а потом разогнались, вовлеклись и проблемы начали просачиваться.
Один храбрый сотрудник сказал, что денег платят маловато, и получил 100% поддержку коллектива. Так и выяснилось, что народ просто не был мотивирован работать и посматривал в сторону выхода.
Руководитель часто думает, что проблема в одном, а она совершенно в другом.
После «ретро» мы провели исследование и выяснили, что действительно, гонорары ниже рынка. Мы предложили внедрить другую систему мотивации, чтобы у каждого была возможность заработать больше.
Я не ношу с собой волшебную палочку, а проблемы в компании только с помощью «ретро» не решить. Но этот инструмент ― как фонарик, который подсветит дорогу, по которой нужно идти вперёд.