Юрий, вы создали ивент-агентство. Как вы пришли к этому? И с чего все началось?
Я учился на факультете психологии ВШЭ, интересовался корпоративной культурой, тренингами, командообразованием. В 2005 году записался в школу инструкторов в тренинговое агентство. Учил теорию, практику командообразования, как делать монтаж этапов, как вязать узлы, как страховать на этапах. Как-то услышал, что у тренингового агентства проходят и развлекательные события, напросился помогать с их организацией.
Через год устроился в ивент-агентство. Там было 5 сотрудников, «все занимались всем». Я шутил, что моя должность — «менеджер по чему угодно».
В 2009 году меня с командой пригласили сделать проект «под ключ». Мероприятие было простым, встретили участников, расселили по номерам, вечером собрали на банкет.
Помню, сидели с коллегой у банкетного зала и радовались: «не так уж сложно организовывать мероприятия, смотри, гости отдыхают, ведущий работает, а мы сидим на лавочке.
Пошли другие проекты, оказалось, что тот случай был исключением из правил. Часто вспоминал потом его со смехом. Но желание создать свое агентство осталось. В ноябре 2010 года я запустил свой проект.
С какими трудностями вы столкнулись на старте?
Совмещал запуск агентства и работу в найме. Брал отпуск, шел на выставки, искал клиентов. Подходил к стенду спрашивал: «Проводите корпоративы?», обменивался визитками. Первые два события так и продал.
У меня не было опыта управления бизнесом, поэтому возникали трудности с персоналом, и с рекламой, и с бухгалтерией. Высчитывал цену лида, настраивал рекламу, составлял сметы, рисовал презентации. Сидел с договорами до ночи, а днем проводил собеседования.
Расскажите что стоит за идеальным ивентом? Техническая часть, фотограф, ведущий, подрядчики?
Ответ на этот вопрос заслуживает отдельной книги. Я ее, кстати, начал писать, потому что хочется поделиться экспертизой, накопленной за 20 лет.
Основные составляющие у идеального мероприятия, это то, из чего состоит смета.
Площадка, техническая часть (свет, звук, экран), программа, артисты, продакшн, деловая, развлекательная программа. И сопутствующие услуги — охрана, хостес, дежурство скорой помощи, трансфер.
Ну и работа агентства, конечно же. Благодаря агентству, у вас площадка будет чистая, готовая ко встрече гостей и со вкусной едой. Будет тимбилдинг, который «зайдет» и сотрудникам, и руководителям. Будет качественный звук и картинка. Артисты вовремя приедут, ярко выступят и не создадут проблем. Все это будет координироваться красивыми вежливыми хостес, сопровождаться столь же вежливой охраной и врачами на случай непредвиденных обстоятельств. А вечером новые автобусы с культурными водителями развезут гостей по домам.
С какими мифами о работе организатора мероприятий вы сталкивались и что можете развеять?
Основной миф, что, если ты организатор мероприятий, то на работе ты ходишь, улыбаешься гостям и попиваешь напитки.
На самом деле ты на телефоне круглые сутки, считаешь сметы, готовишь презентации, ездишь по площадкам, защищаешь тендерные предложения. И так по 10-12 часов. В сезон — без выходных.
Основной напиток — кофе. Много кофе. То есть это совсем не про творчество и не про развлечения. Это рутина, усидчивость, настойчивость, работа в условиях стресса. Ты совмещаешь работу с документами и переписки по электронке со встречами, звонками. Нужно быть убедительным, нужно очаровывать, нужно добиваться, чтобы тебя услышали. Поэтому те, кто приходят без опыта в сферу организации мероприятий, часто пугаются и уходят в другие, более спокойные отрасли.
На чем можно сэкономить при организации мероприятия, на чем нельзя?
Музыка на основную программу. Опции такие: диджей, кавер-группа, известный музыкант. Если позволяет бюджет и нужен вау-эффект, зовите известного музыканта. Если бюджет ограничен — хорошая, но, я подчеркиваю, хорошая кавер-группа во многом его заменит. Самая бюджетная опция — ивент-диджей.
Ведущий — аналогично. Для вау-эффекта можно позвать «персону с экрана». Если нужно сэкономить, пригласите опытного, но менее известного ведущего. При этом перебарщивать с экономией опасно. Кавер-группу и ведущего не стоит искать на сайтах объявлений, минимальный прайс может дорого вам обойтись.
Площадка. Забирает на себя от 30 до 50 процентов бюджета. Если нужно урезать бюджет — проведите мероприятие в офисе, вместо площадки закажите кейтеринг. Для тимбилдингов и для новогодних корпоративов есть сценарии, адаптированные под офис.
Когда площадка необходима, например, у вас мероприятие с проживанием гостей, а бюджет нужно сокращать, замените одноместное проживание на двухместное. Рассмотрите четыре «звезды» вместо пяти. Тут тоже важно не переусердствовать. Одно дело поменять отель с пяти «звезд» на четыре, другое — четырех на одну.
Есть дорогие сценарии с крупными декорациями и яркими спецэффектами, есть менее зрелищные и более бюджетные. Найдите баланс между ценой и масштабом.
Какая была лучшая организация мероприятия в вашей практике, чем именно запомнилась?
Нет конкретного проекта, в каждом событии свои яркие моменты. Несколько примеров.
Фестиваль в пригороде Грозного на 2,5 тысячи человек. Проходил в чистом поле на фоне гор. Там не было ничего, ни асфальта, ни воды, ни электричества. Мы ставили сцену, трибуны, везли генераторы, возводили шатры. Клиенты — удивительно гостеприимные люди. Пришлось понервничать, так как это был первый подобный опыт, но все прошло хорошо.
Еще пример. Звонит клиент в панике: «ребята, 3 дня до мероприятия, мы сами не успеваем, спасайте». Спасли, организовали за 3 дня крупный ивент на несколько сотен гостей и две локации, между которыми 300 километров. До сих работаем с этим клиентом.
История с фестивалем в пригороде Грозного, действительно интересная! Тогда следующий вопрос к вам: по каким критериям вы выбираете площадку для будущего мероприятия?
Обычно подбираем несколько площадок, из которых клиент выбирает, какие ему нравятся, какие подходят больше. Основные параметры: формат площадки: открытая или закрытая, нейтральный стиль или какой-то тематический — в советском стиле, в стиле Азии, в стиле тропиков, например.
Также площадка должна комфортно вмещать всех гостей. На фуршет для 100 человек нужно помещение от 200 квадратных метров, на банкет — минимум 300 квадратных метров.
Техническое оснащение: экраны, свет, звук. Мы выезжаем на площадку, смотрим, в каком состоянии оборудование, достаточно ли его. Довозим свой свет, звук, экраны на замену или в дополнение к тем, что на площадке уже есть. Местное оборудование может быть «уставшим», может его банально не хватать. Так, вы не подзвучите тимбилдинг на 300 человек двумя диджейскими колонками по киловатту, звук «утонет». Нужно минимум 7 кВт звука.
Для новогодних корпоративов, если это Москва, популярны места, расположенные в центре, в пределах Третьего транспортного кольца. Летом — Подмосковье. Стараемся подбирать локации так, чтобы гостям было удобно добираться. Если площадка удаленная — организуем трансфер.
Летние и зимние праздники у всех компаний проходят примерно в одно и то же время. Если дата популярная — лучше бронировать место проведения за несколько месяцев. В марте активно подбираем локации на август.
Если мы начали говорить про сезонность, то расскажите, почему компании каждое лето проводят тимбилдинги, и каждый декабрь – новогодние корпоративы?
В любой компании есть текучка кадров. Пиков увольнений «по собственному» два. Многие ищут работу осенью, второй пик это декабрь-январь. И вот компания пригласила ивент-агентство.
Что оно делает. Заранее, до наступления осени, проводит тимбилдинг. Показывает, как здорово работать в компании, повышает сплоченность и командный дух.
А в декабре проводит новогодние корпоративы. Награждение сотрудников, объявление о повышениях, позитивные новости. Показывает преимущества работы в компании.
В итоге текучесть кадров снижается. Заявлений об увольнении на столе эйчара становится меньше.
Часто слышу, что на одну вакансию ивент-менеджера приходится тысячи кандидатов. Это правда или преувеличение?
Отчасти правда. Но есть нюанс. Самое ценное в команде — опытные сотрудники. Соответственно вакансии открываются под них. Опыт от 1 года – это человек, который попал в профессию и осознанно в ней остался. От 3 лет, от 5 лет — это уже профессионал, у него характер, у него стальные нервы, харизма, находчивость, много чего еще. Потому что это сложная работа, напряженная и далеко не всем подходит. При этом вокруг нее ареал гламура, шика.
Считается, что вот стану ивент-продюсером, буду игристое со звездами на яхте пить. Отсюда множество откликов, но большая часть от кандидатов, которые не работали в этой сфере и не понимают, как она выглядит изнутри.
Какие тренды в организации мероприятий будут актуальны в 2026 году?
Сегодня больше делается акцент на «выхлопе» мероприятия, отдаче, которую компания получит. В том числе отдаче финансовой. Клиенты смотрят, провести 2 события, как раньше, или объединить в одно? На всех сотрудников филиалов или только на московский офис? Каждый пункт сметы должен быть обоснован.
Еще одна тенденция персонализация опыта. Участники события — это люди разного возраста, с разными интересами. Кому-то хочется посидеть в уголке послушать музыку, чтобы его не трогали. Кто-то готов активно вовлекаться и участвовать. Для одних — тихая зона с диванами или пуфиками, для других — интерактивная фотозона, аттракционы. Тенденция на персональный опыт продолжится в этом году. Каждому гостю важно будет построить свой маршрут, чтобы он получил личные впечатления, личную пользу.
Искусственный интеллект, нейросети интегрируются в мероприятия все сильнее. Если на ранних этапах ИИ служил больше для развлечения, теперь это полноценный элемент события.
При этом сопутствующая тенденция — ценность живого общения. Знаете, когда пытаешься решить вопрос с сотовой связью, или страховкой, или авиабилетами и пишешь в чат – «соедини с человеком»? А в ответ – «привет, я бот-помощник, давай помогу разобраться». Это вызывает негатив. Не все компании это осознали, но тенденция есть. И это тенденция на то, чтобы, когда просишь соединить с оператором, соединяли сразу. И чтобы оператор был осознанный, действительно помогал решить вопрос. Аналогично с мероприятиями. Не полагаться сильно на ИИ, предусматривать достаточное количество «живых» сотрудников, которые будут помогать гостям.
В продолжение предыдущей мысли тенденция «цифровой детокс». Тренду не меньше 10 лет, но раньше это чаще встречалось в сегменте автомобильного премиума.
Сейчас цифровой детокс все чаще лежит в основе сценария событий. Гости хотят на время отключиться от звонков, совещаний, уведомлений. Едут на Байкал, или в тайгу, где не ловит связь. Или сами отключают телефоны, складывают в специальный ящик, и не достают несколько часов, пока идет событие.
Ну и последний вопрос: от одного до десяти, насколько стрессовая ивент-сфера и как вы боретесь с выгоранием?
Зависит от опыта. Для новичка это 9-10, для опытного сотрудника – 5-7 баллов. Есть исследование, что профессия ивент-менеджера вошла в топ-10 самых стрессовых профессий в мире. Да, стресс присутствует, как и в любой профессии. Для борьбы с ним я использую медитации, путешествия, спорт.
Выгорание, как мне кажется, возникает у тех, кто не находит смысла в своей работе. А у меня этот смысл есть: я делаю жизнь клиентов ярче и интереснее, а их бизнес — эффективнее. Все это мотивирует и помогает работать и дальше.