Шоу Сноба на Youtube Шоу Сноба на Youtube Шоу Сноба на Youtube Шоу Сноба на Youtube
Шоу Сноба на Youtube Шоу Сноба на Youtube
Все новости
Редакционный материал
Не спать на совещании.

Что такое фасилитация и как она работает

Agile, Scrum, брейн-штормы и внутрикорпоративная прозрачность — практически все основные бизнес-тренды 2020 года так или иначе основаны на простой мысли: чтобы работать эффективно, нужно работать в команде. Но как эту команду создать? Обычно мы фокусируемся на составе группы, ее организации, инструментах для совместной работы — и забываем, что начать нужно с самого главного: умения общаться друг с другом. Алексей Дерюшкин, основатель Better Life Company, рассказывает, как сделать совещания в компании по-настоящему продуктивными
13 января 2021 15:55
Фото: Fauxels/Pexels

Три главных проблемы традиционных совещаний

Представьте себе обычную планерку или летучку. В абсолютном большинстве коллективов она выглядит следующим образом:

  • Руководитель доносит вводные, обрисовывает ситуацию и ждет вопросов;
  • Один-два человека осторожно высказывают всем понятные и очевидные вещи. Возможно, те, которые уже обсуждались за пределами совещания;
  • Еще один человек — энтузиаст, обычно кто-то из ключевых специалистов или руководства — дополняет обсуждение чем-то новым, получая ответ: «Будем обдумывать»;
  • Остальные присутствующие просто сидят. В лучшем случае они отвечают на вопросы, адресованные непосредственно к ним и касающиеся их непосредственной сферы ответственности. В худшем же человек вообще никак не участвует в совещании и ждет, пока оно закончится.

Никакого реального вовлечения сотрудников в совещание просто нет, брейн-шторма не происходит. Внедрение гибких методологий вроде Scrum иногда позволяет исправить ситуацию, но во многих случаях оказывается просто сменой формы, а эффективность совещаний остается на драматически низком уровне.

Почему так происходит

В основе всех перечисленных проблем лежат три фактора:

  1. Доминирующая роль руководителя. В привычной российскому бизнесу директивной системе управления часто бывает так, что спорить с топ-менеджером себе дороже. Это буквально убивает саму концепцию совещаний с участием начальника: сотрудники просто не рискуют возражать руководству, опасаясь давления сверху или каких-то санкций;
  2. Отсутствие умения слушать. Когда в совещании участвуют представители разных департаментов или специалисты разных направлений — а в случае с важными вопросами это происходит постоянно, — каждый из них оценивает ситуацию со своей стороны. При этом многие не хотят или не умеют услышать мнение коллег, что делает совещание непродуктивным;
  3. Стихийная организация. Перед совещанием не ставятся четкие цели. Нет списка вопросов, который нужно обсудить, нет прописанного времени на работу по каждому из них. В результате сидим два часа и никуда не продвигаемся.

Об этих факторах все знают, практически все осознают их негативное влияние — тем удивительнее, что очень малое количество руководителей уделяют хоть какое-то внимание исправлению ситуации. Между тем разрешить все перечисленные сложности достаточно просто: воспользуйтесь фасилитацией.

Что такое фасилитация и как она работает

Фасилитация — это метод проведения совещаний, позволяющий повысить их эффективность до максимальной. Суть заключается в том, чтобы устранить препятствия к обмену идеями и вовлечь в обсуждение абсолютно каждого сотрудника. Достигается это при помощи введения роли фасилитатора — организатора совещаний, который решает следующие задачи:

  1. Формирует прозрачное информационное пространство: формулирует цель встречи, доносит ее до каждого участника, убеждается в отсутствии возражений к достижению этой цели. В результате все четко понимают, для чего собрались;
  2. Обеспечивает включение каждого участника в рабочий процесс. Для этого фасилитатор разрабатывает план проведения совещания и правила взаимодействия: когда, кто и как участвует, высказывается, пишет и т. д.;
  3. Гарантирует, что ни одно мнение не потеряется: создает единое рабочее пространство, в котором будут зафиксированы все ключевые вопросы, предложения по ним, решения и т. д. Эти записи станут потом протоколом работы;
  4. Поддерживает оптимальный темп обсуждения, избегая как стресса, так и скуки. Для этого используются различные инструменты, например видимый таймер: он показывает, сколько времени осталось на обсуждение того или иного вопроса, мотивирует участников включаться в процесс активнее;
  5. Сохраняет нейтральную позицию в отношении каждого участника и группы в целом. Не командует, не навязывает свое мнение — просто модерирует процесс так, чтобы все могли работать продуктивно.

Таким образом, фасилитатор создает необходимые для командного взаимодействия условия, устраняя перечисленные ранее проблемы. При этом, в отличие от Scrum и других гибких методологий, фасилитация не требует полной перестройки бизнес-процессов компании, на нее не нужно тратить месяцы: вы можете все изменить прямо здесь и сейчас. Такая универсальность делает метод отличным выбором, если нет ясности, с чего именно начать. 

Фото: Fauxels/Pexels

Пример работы фасилитатора

Все, что перечислено выше, выглядит достаточно очевидным: важно записывать мнения, сохранять нейтральную позицию, разрабатывать план, формулировать цели — задачи понятны, так почему они не решаются на практике без посторонней помощи? Причина в отсутствии структурированного подхода и недостатке информированности об инструментах организации совещания.

Возьмем для примера типовое совещание с темой «План работ на следующую неделю» — часовую летучку, которую проводят многие компании. Пусть в нем участвуют десять человек, по одному от каждого департамента. Уверен, что уже через полчаса после начала будет следующая картина:

  • Два человека активно обсуждают какой-то узкоспециализированный вопрос, касающийся только их отделов/проектов;
  • Еще двое стараются следить за происходящим, но потихоньку упускают суть обсуждения;
  • Трое делают вид, что они собраны и включены в работу, но на самом деле просто ждут конца совещания;
  • Еще трое откровенно скучают, думают о чем-то своем или читают сообщения в мессенджерах.

Продуктивность такого совещания очень низкая: час времени потрачен, но на реальную работу по ключевым вопросам из этого часа пришлось минут десять. Причина заключается в том, что однообразная активность — «один говорит, остальные слушают» — быстро утомляет. Так устроен человеческий мозг: чтобы сохранять концентрацию и работоспособность, нам нужно менять форматы деятельности.

Зная это, фасилитатор чередует разные виды активности:

  • Голосовое обсуждение: стандартный формат, при котором все высказываются по ключевым вопросам. Фасилитатор следит за тем, чтобы никто не отклонялся от заданной темы, например от плана работ на следующую неделю, и обеспечивает фиксацию всего сказанного в зоне визуального доступа для всех участников (например, ведется стенография на ноутбуке, а ее результаты транслируются на большой экран);
  • Письменное обсуждение: ставится какой-то вопрос — например, «какую задачу вы считаете приоритетной для следующей недели?» — и участники отвечают на него письменно. В блокнотах, на стикерах, в чате: главное, что все пишут, а потом одновременно показывают результаты. Мы получаем прозрачный срез мнений, избегая ситуации, когда первый высказавшийся задает вектор мышления и склоняет остальных в свою пользу;
  • Работа с визуализацией. К примеру, идет обсуждение работы разных департаментов — рисуем на доске «пиццу», в которой каждый кусочек соответствует одному отделу. Далее предлагаем участникам на стикерах оценить работу каждого департамента по шкале от 1 до 5, а потом одновременно крепим эти стикеры на доску по отделам. Получаем структурированные данные, которые можно обсудить;
  • Голосования. Здесь важно сохранять высокую динамику: сформировали проект плана на неделю? Попросите оценить этот план по шкале от одного до пяти, сколько пальцев подняли — такая оценка. За 30 секунд вы получите представление о том, считают ли участники план удачным или нет, сможете перейти к обсуждению.

Чередуя эти форматы между собой, вы будете поддерживать энергию сотрудников и их вовлеченность на высоком уровне. И это только четыре инструмента: простые, понятные, но ими практически никто не пользуется. Вообще все методы фасилитации выглядят простыми, но только после того, как вам о них расскажут. В этом главное преимущество методологии: ее очень легко применять.

Кому нужна фасилитация

Я прошел обучение по фасилитации в 2015 году, аккредитовался на тренера по фасилитации в 2017-м и провел переаккредитацию с учетом перехода на удаленную работу из-за пандемии коронавируса в 2020-м. Вот несколько примеров из моей практики и со слов руководителей, которых я обучил:

  • Производственная компания заказывает восьмичасовую сессию по поиску точек роста в бизнес-процессах и оптимизации работы компании. Состав участников больше 100 человек. В обед ведущему приходится срочно уехать, но за счет того, что встреча детально подготовлена и процесс запущен, группа доходит до цели без сопровождения. Будь это обычная директивная встреча, ее пришлось бы отменять;
  • Весь топ-менеджмент химического производства проходит обучение фасилитации (вместе с рядом других современных практик), меняет форматы работы с командами, в результате чего в течение года компания вырастает по выручке на 40%;
  • В маркетинговом агентстве после обучения методу меняют формат регулярных ежемесячных встреч, очередная — уже с использованием фасилитации — проходит вдвое быстрее обычного, а команда воодушевлена, поскольку узнает, что «встречи, оказывается, могут заряжать»;
  • В банке после обучения руководителей сокращается время ежедневных встреч в трех командах на 15–20 минут, что приводит к прямой экономии ФОТ только в одном отделе на сумму порядка 4,2 миллиона рублей в год.

Мы проводили исследование удовлетворенности руководителей качеством и результатами традиционных встреч, и результаты были неутешительные: 70% считают, что встречи затягиваются, не доходят до цели или теряют в качестве решений. Если вы входите в эти 70%, фасилитация — ваш выбор. Займитесь своими совещаниями по-настоящему, превратите их в событие, на которое хочется попасть, в котором хочется поучаствовать, — и вы увидите, как продуктивность ваших сотрудников вырастет на порядок.

Больше текстов об экономике и финансах — в нашем телеграм-канале «Проект “Сноб” — Общество». Присоединяйтесь

Поддержать лого сноб
0 комментариев
Зарегистрироваться или Войти, чтобы оставить комментарий
Читайте также
Россия входит в тройку стран-лидеров по распространению финтех-услуг, но по-настоящему широко используются только платежные сервисы. CEO платежного сегмента группы QIWI Андрей Протопопов рассказал, почему пользователи с осторожностью относятся к новым финтех-продуктам и о каких возможностях нужно знать, чтобы не упустить свою выгоду
Юрий Богомолов
Главный тренд минувшего года состоял в категорическом размежевании двух картин мира. Одна — та, на которой нарисована Россия, вновь ставшая маяком для всего прогрессивного человечества. Другая описывает страну, свалившуюся в кювет автократии. Политическое раздвоение РФ не могло не отразиться и в медиапространстве
Карен Газарян
В праздничную неделю подверглась репрессиям шаурма имени Сталина: заведение Stalin Doner было закрыто по требованию полиции. Мнения по поводу неоднозначного нейминга и общепитовского начинания традиционно разделились, но игра смыслов важнее игры слов