5 шагов к эффективному управлению командой на удаленке

Определите четкий график созвонов

Одна из ключевых проблем «разбросанных по миру» сотрудников — их сложно собрать на общую встречу: у одних обед, у других шесть утра, а у третьих уже давно прошел ужин. Тем не менее для поддержания связи с коллективом стоит выбрать время, в которое все члены команды смогут быть на связи. Когда команда распределена, соблюдать режим и дисциплину важнее, чем когда есть живое общение. Руководитель не так оперативно может понять, что что-то идет не так, когда не видит свою команду. 

Определите график созвонов. В идеале надо собирать команду ежедневно, но не всех сотрудников, а, например, только руководителей отделов. Этого будет достаточно, чтобы понимать, как продвигается работа. Общение всего коллектива нужно, чтобы люди чувствовали себя его частью, понимали, что проходит у коллег и в компании. Также стоит еженедельно проводить онлайн-встречи отдельными небольшими командами, отвечающими за разные направления. Например, члены менеджмент-команды расскажут о своих планах и достижениях, подробно объяснят, что получилось выполнить, а что нет, где возникли сложности.

Выберите приложения для коммуникации

Больше 50% тех, кто говорит о снижении эффективности работы при дистанционном формате, указывают на проблемы с решением вопросов удаленно. По этой причине подбор правильных инструментов для коммуникации — самый главный момент в организации труда: руководство компании должно подойти к этому вопросу осмысленно и ответственно.

Для удаленного управления обычно требуются мессенджер или социальная сеть, сервис видеоконференцсвязи, офисное приложение с «облаком» для быстрого доступа к документам, таск-менеджер. Также могут понадобиться CRM-системы, сервисы цифровой подписи — точный набор зависит от специфики бизнеса. Причем, если речь идет о каких-то нестандартных приложениях (например CRM-системы), выбирать их должны в первую очередь специалисты, для которых это будет ведущий инструмент, а не руководство. 

Выберете программу с возможностями настройки под гибкие методологии разработки типа Jira или Trello, которую будет максимально просто внедрить. Часто работа в таких программах организовывается методом канбан-досок: на разных секторах закрепляются карточки, распределенные по группам. Задачи делятся в основном на запланированные, текущие и выполненные.

Для коммуникаций лучше использовать корпоративные мессенджеры. Впрочем, для маленьких команд можно оставить и привычный Telegram. Хотя у «личных» мессенджеров (правда, это больше касается WhatsApp) есть большие проблемы с уязвимостью. Более того, из-за удаленной работы и пандемии пользоваться «личными» соцсетями для общения по работе становится, по моим наблюдениям, неэтично.  

Электронная почта для регулярных коммуникаций тоже не подходит из-за низкой оперативности доставки сообщений, невозможности быть онлайн постоянно. В ней нет публичных каналов, голосовых сообщений (в некоторых вопросах они могут понадобиться) и даже «живых» эмоджи. 

Что касается видеоконференций, то по популярности продолжает лидировать Zoom благодаря бесплатной версии для команд размером до 100 человек (правда, есть ограничение в 40 минут) и открытым видеокомнатам. Причем использовать его можно не только для официальных созвонов, но и для создания виртуальных переговорных для сотрудников, где они могут в любой момент решить какие-то вопросы «голосом». Можно сделать виртуальную комнату для обеденного перерыва и простой болтовни под чашку кофе — это тоже важный момент социализации и укрепления связей внутри команды.

Используйте максимально четкие и понятные формулировки

В условиях, когда человек находится «за экраном», ему сложнее донести мысль очень точно. До 60% информации обычно человек получает невербально (мимика, жесты), а на удаленке получается, что через экран доходит только 40%. Четко формулируйте задачи, требования, правила, проверяйте, чтобы все сотрудники все точно поняли. В идеале схема следующая: в таск-менеджере ставятся задания. Например, на день, если их много, или на неделю. Сотрудники знакомятся с этими задачами, проговаривают на созвоне или прописывают в чате, как их поняли — в деталях, со сроками и другими нюансами. Это снизит риск возникновения неприятных ситуаций. Если все стороны все поняли верно, команда начинает работать. Если нет, менеджеры дают пояснения, прописывают задания иначе. В удаленной работе очень важно увидеть и понять сразу все детали. 

В Fermata у нас команда разделена по трем странам: Россия, Германия и Израиль. Основной офис в Москве, остальные люди разбросаны по миру. Выстроить эффективную работу в первую очередь помогли четкие формулировки заданий. Есть проект, есть набор задач, которые стоят перед разными людьми. Каждый должен понимать что он делает, какая последовательность действий внутри команды.

При этом даже если люди не участвуют непосредственно в этом проекте, они видят, что в нем происходит, понимают общую загрузку команды, свою роль в общем деле. Нет такого, что двое начали, остальные сидят и ждут, когда им предоставят результат и какие-то задания. Это одна из причин, по которой у нас сейчас все очень эффективно работает, без задержек и перебоев.

Учитесь доверять своим сотрудникам 

Этот момент актуален в целом для удаленной работы. Большинство руководителей до сих пор считают, что человек действительно что-то делает, только когда за ним следит начальство. А стоит только отвернуться, начнется прокрастинация. В итоге в 42% российских компаний, опрошенных Kelly Services, есть контроль за сотрудниками. Отслеживается активность в сети, местоположение по GPS. Да и просто можно мимо пройти и примерно понять, действительно сотрудник документами занимается или пасьянс на компьютере раскладывает.

Дистанционно же контролировать можно только через видеосвязь. И то со всеми не созвониться одновременно. Бесконечно слать сообщения-проверки с вопросами о прогрессе тоже идея не лучшая: это может серьезно отвлекать человека, а также создавать психологическое давление.

При дистанционной работе нужно учиться доверять команде. Есть дедлайн сдачи готового проекта или документов, есть какие-то контрольные точки — например, созвон в обед, чтобы понять ситуацию: как идет дело, не возникает ли где-то сложностей. Таких методов достаточно, и ими пользуются 33% компаний. А вот тотальный контроль снизит продуктивность команды. Впрочем, если очень нужно, можно использовать ПО для оценки рабочего времени — к нему прибегают 15% компаний.

Обеспечивайте взаимодействие внутри команды

Люди должны знать друг друга, понимать, кто чем занят, у кого какие компетенции, к кому можно обратиться по возникающим вопросам — все как «в живом» офисе. Активное взаимодействие внутри команды ускоряет все бизнес-процессы. Условно, если у одного появляется проблема, он не ждет, пока руководитель всей организации появится на связи и через кого-то все решит (на этом можно потерять не один час), а сразу обратится к «правильному» коллеге.

На практике мы поняли, что лучше не делить команду. Когда члены команды знают друг друга, все осведомлены о происходящем и понимают, куда двигаться. По крайней мере, это работает с небольшими командами, как у нас в Fermata — на 15 человек. С другим проектом, где сейчас штат 25 человек, это тоже приносит положительные результаты. 

Безусловно, когда в команде все друг друга давно знают, проблемы с выстраиванием взаимодействия нет. Регулярные звонки с проговариванием актуальных целей и формулированием конкретных задач, еженедельное общее подведение итогов недели с обсуждением дальнейших планов и брейнштормом — этого достаточно. Если в команде люди новые, проводите ежедневные звонки с проджект-менеджерами, еженедельный брейнсторминг, в том числе для знакомства друг с другом.

Больше текстов о бизнесе и обществе — в нашем телеграм-канале «Проект "Сноб” — Общество». Присоединяйтесь