Один раз в стройотряде на севере Карелии я заливал фундамент под готовый дом, но не считаю, что это правильный подход к строительству. 

Первым делом определитесь, какие задачи вы хотите решить — финансовые, производственные, как вести первичку. Решите, где вы ведете первичный учет: деньги, начисления, производство, склады и все, что с этим связано, часы сотрудников и так далее. После того, как работа с первичкой налажена, соберите эти данные в единое хранилище, подготовьте отчетность для показа. 

Для презентации руководству оптимальны BI-системы. Но так же как не рекомендуется использовать натяжные потолки и обои в качестве несущих конструкций, так и выбирать BI-систему и строить визуализацию лучше уже после того, как вы соберете данные и построите достоверную отчетность. 

Итак, вы:

  • поняли, какие задачи управленческого учета надо решить именно сейчас;
  • убедились, что у вас есть первичка;
  • отложили задачу визуализации на момент, когда будет отчетность. 

Раз все готово, выбираем систему автоматизации управленческого учета. 

Критерии выбора системы автоматизации управленческого учета

Облако или не облако

Пару дней назад я слушал лекцию специалиста по кибербезопасности. Он рассказывал о мировой тенденции хранить все данные в облаках, о том, что количество утечек данных за последние десять лет выросло не в десять раз, а почти в тысячу и превысило несколько миллиардов в год. И при том, что в мировом IT сейчас спад, но количество кибербезопасников, защищающих облака, за 20-е годы должно увеличиться в разы. На рынке жуткий дефицит кибербезопасников для облаков. Эта проблема остро стоит не только в России, но и в мире. Почему так происходит? Облака сложнее защищать: никто не понимает, где лежат данные — ни вы, ни инженер на той стороне. Это должен понимать безопасник, но их сейчас крайне мало.

С другой стороны, в России сложилась устойчивая традиция хранить управленческую отчетность при себе из соображений безопасности. Облако, безусловно, удобно для мелкого бизнеса: не нужны свои сервер, IT-штат, система безопасности. Но развитые российские компании либо создают свои личные облака, либо используют конкретные серверы, которые защищают их специалисты. Создание свой IT-инфраструктуры – одна из первоочередных задач, если вы переросли размер небольшого coffee to go. 

Интеграция с первичными источниками данных

Система должна интегрироваться со всеми первичными источниками. 

Переносить данные руками трудозатратно и влечет за собой огромные риски трех типов:

  • Риск умышленного искажения данных;
  • Риск неверного переноса данных;
  • Риск того, что данные поменяются задним числом и не отразятся в отчетности. 

Поэтому обязательное требование к системе звучит так: данные должны автоматически синхронизироваться, а не просто импортироваться. То есть при изменениях в первичке система автоматически производит коррекцию, при этом обязательно сохраняя следы предыдущих загруженных данных для дальнейшего анализа изменений. 

Гибкость настройки без программистов

Итак, первичка есть, вы к ней подключились, система на вашем сервере собирает данные (конечно, все же позволяя добавлять их и руками в случае необходимости) — кажется, что больше никаких требований. И тут появляется следующая трудность. Меняется жизнь, меняется бизнес, меняется ситуация в стране, меняются люди, которые запрашивают отчетность, меняются требования и номенклатуры — в общем, меняется все. Даже за то время, пока автоматизируете отчетность, ситуация меняется.

Таким образом, чтобы успевать за изменениями, система должна быть либо no-code, либо low-code, то есть настраиваться без привлечения разработчиков. Иначе, если вы отдаете что-то в разработку и получаете результат через три месяца, то это будет работать плохо: любое ТЗ верно только на 75%, плюс за это время бизнес поменяется — в итоге все развалится, и придется программировать заново. В любой проект в течение полугода (и даже года) нужно вносить серьезные изменения, перестраивать дерево счетов, менять правила распределения, добавлять бизнес-единицы, работающие по другим правилам. Всегда что-нибудь происходит. Поэтому крайне важно, чтобы система была очень гибкой и вы могли вносить в нее изменения без привлечения программистов. 

Возможность вести бюджет

Система должна позволять вести бюджет, согласовывать его, реализовывать бюджетную связку БДР с БДДС. Если вы ведете бюджет и факт в разных системах – вы закладываете себе мину замедленного действия. Когда вы начнете все это сводить, справочники будут расходиться, и в месте сведения тоже получите проблемы. Система должна как минимум позволять вносить бюджет и вести его, если он бюджетируется где-то снаружи, а как максимум — позволять вам реализовать сам бюджетный процесс. 

Производительность системы

Для мелких компаний практически любая система достаточно производительна. Но для крупного бизнеса с миллионами и даже миллиардами транзакций вопрос производительности стоит острее, поэтому выбирайте систему, которая выдает отчетность на ваших данных хотя бы за минуту. Лучше за десять-двадцать секунд, но минута – это также приемлемо. Если отчет строится четыре часа (с чем я тоже сталкивался) — работать невозможно, потому что еще будет нужно четыре часа анализировать, верно ли он посчитал. Итак, отчет должен быть встроенным и считаться на лету. 

Необходимая функциональность

Система должна делать достаточное количество аналитических разрезов не только сейчас, но и в будущем. По нашему опыту, обычная компания, которую не ограничивают в аналитических разрезах, использует от 20-ти до 50-ти разных субконто-аналитик — и данная задача должна быть легко реализуема в системе. 

Обязательный элемент системы управленческого учета — балансовый отчет, который показывает, что отчет ОПУ связан и проверяем отчетом ДДС. 

В системе должны быть встроены или легко настраиваться распределения по произвольным драйверам (пропорционально выручке, ФОТ и т.д.), которые вам нужны. Система управленческого учета должна поддерживать работу с ВГО, если у вас группа компаний и есть обороты между юрлицами. И вишенка на торте – обязательная возможность провалиться в любую цифру и посмотреть, из какой первички она состоит. Это тоже must have, иначе будете смотреть на нарисованную цифру без возможности ее проверить и детально проанализировать.