Сегодня стресс — неотъемлемый компонент рабочего процесса. Привычка постоянно испытывать напряжение сделала его незаметным. Тем не менее, если мы к нему адаптировались, это не значит, что его влияние на наше самочувствие, как психологическое, так и физическое, исчезло. Александра Авдеева, персональный PR-менеджер, основатель бутикового PR-агентства, рассказала мне, как можно переосмыслить стресс и извлечь из этого пользу
После отпуска у меня накопились дела, и эта лавина накрыла с головой.
В онлайн-планировщике скопилось более 200 задач по работе, таких как доработка текстов для публикации в СМИ, переговоры с редакторами изданий, ответы на вопросы потенциальных клиентов, подготовка договоров. Также ожидали задачи из личной жизни — планирование следующей поездки (рассматривали вариант на пару месяцев перебраться из Питера в Сочи всей семьей), генеральная уборка дома, разбор вещей по сезону, возобновление занятий в йога-студии, посещение салонов красоты, активный отдых семьей в выходные.
Моё решение:
1) Я обратилась за консультацией к специалисту по тайм-менеджменту. Мы проанализировали мои роли (женщина, жена, хозяйка, предприниматель и т.д.). Прописали ключевые задачи по каждой роли. Разобрали их по квадрату Эйзенхауэра:
- важные срочные,
- важные несрочные,
- неважные срочные,
- неважные несрочные.
Я обозначила свои роли, и блоки задач для каждой роли. Например, в рамках роли «жена» — еженедельные свидания с мужем в кино / ресторан / экскурсия / театр, приготовление вкусного обеда каждый день, десерты домашние и свежий салат. В рамках роли «мама» — полдня с ребенком каждый день с вовлеченными играми, прогулками, укладыванием на сон. В рамках роли «предприниматель» — работа с документами, менеджмент проектов, созвоны с новыми клиентами, переговоры с редакторами.
Определила, какие задачи делегирую, например, няне, клининг-менеджеру, ассистентам, а какие — оставляю за собой. Заказала настольный планировщик с блокнотом и календарем. Также в помощь были созданы таблицы, чек-листы, графики.
Формирование команды
С декабря начала работу с новым ассистентом и постепенно вводила человека в рабочие процессы. После общения с консультантом по тайм-менеджменту и просмотра видео в YouTube я услышала такую фразу, что есть руководители, которые зажигают глаза сотрудников, а есть те, кто поджигают землю под ними. Мне захотелось быть в первой категории. В те же выходные я отправила план на месяц (KPI) по каждому проекту с возможностью увеличить доход х2 при выполнении. Далее назначила созвон с сотрудником на понедельник, где спокойно разобрали, какие сейчас приоритеты, как выполнить план, что уже сделано, с чем нужна помощь. По словам ассистента, теперь работа стала «осознанной», с пониманием приоритетов, а не просто бесконечная текучка. И потенциальный доход существенно замотивировал сотрудника, что отразилось на эффективности работы.
Также я заказала в Wildberries бумажный планировщик на рабочий стол, где видны дела на неделю. Каждые выходные выписываю три главные цели на ближайшие 7 дней, фиксирую дни и время — спортивных тренировок, созвонов с клиентами, посещение салонов красоты, фотосессии, поездки с семьей для активного отдыха.
Также я дала задачу ассистенту прописать все регламенты работы, чтобы на момент ухода в отпуск, мне было проще передать дела временному помощнику. Обсудили даты отпуска в 2024 году.
Создали новые вкладки в рабочей таблице, где стали фиксировать тексты, которые в работе — актуальный статус по ним, ссылки в гуглдокс. Это удобно, когда всё в одном месте. Ассистент также создала вкладку в таблице, где фиксирует работу по каждому проекту, чтобы видеть процент выполнения плана и расставлять приоритеты с учетом этого.
Ролики в YouTube по темам тайм-менеджмент, женское планирование, как создавать системы. Ключевая мысль: не пытаться усилиями воли сформировать новые привычки, а выстраивать системы в течение дня, недели, месяца так, чтобы «в потоке» приходить к желаемым результатам. Например, было сложно найти время для занятий йогой дома и чтение книг, когда рядом маленький ребенок, приходилось всё время отвлекаться, погрузиться в процесс не удавалось. Затем я выбрала момент после завтрака, когда ребенок поел, доволен и с интересом играет сам, я в это время 10-20 минут занимаюсь рядом на коврике йогой.
Для чтения книг нашлось время перед сном — главное занять ребенка наклейками и можно 15-20 минут почитать свои книги.
Фильтрация задач, отсеивание лишнего. В том числе, осознание, с какими клиентами я хочу работать и на каких условиях. Правильный отбор клиентов, определение условий сотрудничества на старте, четкое проговаривание — залог плодотворного сотрудничества дальнейшем.
Например, ко мне обращались за личным PR-продвижением очень загруженные эксперты, которые хотели выступать на конференциях, но не имели времени на подготовку и обсуждение организационных моментов. В таком случае моя работа увеличивалась в несколько раз, так как надо было постоянно напоминать, звонить, уточнять у спикера. После общения с коучем-психологом было принято решение озвучивать на старте все условия сотрудничества, в том числе необходимость уделять время на подготовку у спикеров, чтобы повысить осознанность в этом вопросе или отложить сотрудничество с теми. кто пока не готов уделять пиару время, если сильно занят в операционке.
Результат:
В результате, когда я отсеяла проекты «пожиратели времени», то нашла новых высокоэффективных партнеров и мой доход даже вырос на 30%. Работа в команде стала более структурированной, прозрачной. Сотрудники увидели четкую и достижимую цель, которая повысила мотивацию к работе. Освобождение от «проблемных проектов» существенно экономит время и силы.