Это избавит от рутины

Рутинные задачи, которые часто выполняются на автомате и не требуют особой квалификации, часто занимают уйму времени. Во многих компаниях часть рутины скидывают на секретарей или стажеров, но они не способны покрыть все задачи. К тому же ассистенты обычно есть только у высокопоставленных сотрудников, и вот менеджер по продажам тратит полдня на то, чтобы отксерить или подшить какие-то документы или написать скучный отчет.

По данным портала HRplus, HR-специалисты тратят на рутинные операции от 29 до 58% своего рабочего времени. И хотя часто на помощь приходит автоматизация, передать всю рутину компьютеру не всегда возможно. Например, машину нельзя посадить на обзвон кандидатов — сегодня многие прочно ассоциируют звонки от роботов со спамом. А вот личные ассистенты эйчаров могли бы прозвонить всех откликнувшихся на вакансию и провести первичный отбор по заданным критериям.

Это добавит рабочее время

Логичный вывод из предыдущего пункта: если не тратить рабочие часы на скучные монотонные задачи, будет больше времени. А еще сил и настроя на работу. Сегодня маркетолог или пиарщик приходит на работу, открывает почту, видит сто непрочитанных писем — и идет за кофе, потом тратит час на удаление лишнего и поиск важного, потом снова идет за кофе... А если бы он приходил и сразу получал список срочных и приоритетных писем, требующих ответа? Без спама или неважной информации? Это же сразу плюс два рабочих часа и плюс сто к мотивации. Правда, очередь в офисную кофейню станет меньше.

Это поможет успевать больше

Личный помощник — это прекрасное решение проблемы «Я не успел сегодня, давайте уже после выходных». Потому что как это не успел? А чем занимался? Почту за тебя разобрали, документы рассортировали, отчет заполнили (твоя задача — только просмотреть и проверить), чеки за командировку нашли, нужный телефон отыскали, даже за кофе сходили. А значит, можно наконец сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях. Если не отвлекаться на мелочи — их выполнит ассистент — и не терять из-за этого концентрации, не выполнить задачу в срок становится просто невозможным.

Это поможет стать лучше

Делегировать задачи — сама по себе задача, причем непростая. Чтобы ассистент эффективно работал, ему нужно поручать понятные дела с четко понятным и измеримым результатом. Когда мы только разрабатывали Want, мы обнаружили, что люди совершенно не умеют делегировать: не все понимают, что ассистенту нельзя поручить творческое задание или что-то, напрямую связанное с вашей профессиональной деятельностью. Написать речь для презентации на конференции — нет. Оформить готовую презентацию в PowerPoint — возможно (перепроверить точно надо будет). Собрать документы для регистрации на этой конференции — да!

Человек, умеющий декомпозировать задачу, эффективно делегировать и грамотно выстраивать коммуникацию с другим человеком, пусть и ассистентом, очень быстро превращается в эффективного менеджера.

Это уберет нерабочие задачи

Не секрет, что практически каждый сотрудник на работе не только работает. Записать ребенка в сад, дозвониться до налоговой, спланировать отпуск, забронировать столик в ресторане — когда, если не в рабочее время? И вот эти задачи очень легко перекинуть на личного помощника — именно так и поступают генеральные директоры и СЕО. Если же такая возможность появится у каждого сотрудника бухгалтерии и рядового менеджера, представьте, как вырастет их эффективность. А если не вырастет, руководитель сможет сделать выводы.

Это даст больше информации о сотрудниках

Кстати, о выводах. Представьте себе, если бы у каждого руководителя при этом был доступ к закрытой статистике по задачам, которые его сотрудники ставят своим ассистентам. Какие выводы можно было бы сделать? Например, насколько эффективно человек распоряжается чужим временем и силами. Какую именно работу он делегирует. Много ли среди задач личных — или ассистент выполняет половину рабочих обязанностей сотрудника. В общем, взаимодействие с таким вот ассистентом — а фактически подчиненным — поможет понять, например, справится ли сотрудник с более сложными задачами или руководством коллективом. А это уже можно использовать при повышениях или оценке того, все ли работники оптимально подходят для своих должностей.