Все новости

Фото: Pexels

Без-имени-1.jpg

Фото: Pexels

Юлия Юрченко: Будущее, в котором у каждого сотрудника есть личный помощник

Редакционный материал

Что если в будущем у каждого человека, работающего в вашей компании, появится личный помощник? Представьте, что вместе с медицинской страховкой или корпоративным абонементом в фитнес-клуб вы сможете обеспечить каждого секретарем, готовым взять на себя задачи, не требующие профессиональных навыков, или мелкие поручения, отвлекающие от основной деятельности. Насколько серьезно это повлияет на работу бизнеса? Последствия предсказать сложно, но это наверняка сделает жизнь тысяч людей гораздо проще, считает Юлия Юрченко, директор по развитию сервиса личных помощников Want

31 января 2020 16:37

Это избавит от рутины

Рутинные задачи, которые часто выполняются на автомате и не требуют особой квалификации, часто занимают уйму времени. Во многих компаниях часть рутины скидывают на секретарей или стажеров, но они не способны покрыть все задачи. К тому же ассистенты обычно есть только у высокопоставленных сотрудников, и вот менеджер по продажам тратит полдня на то, чтобы отксерить или подшить какие-то документы или написать скучный отчет.

По данным портала HRplus, HR-специалисты тратят на рутинные операции от 29 до 58% своего рабочего времени. И хотя часто на помощь приходит автоматизация, передать всю рутину компьютеру не всегда возможно. Например, машину нельзя посадить на обзвон кандидатов — сегодня многие прочно ассоциируют звонки от роботов со спамом. А вот личные ассистенты эйчаров могли бы прозвонить всех откликнувшихся на вакансию и провести первичный отбор по заданным критериям.

Это добавит рабочее время

Логичный вывод из предыдущего пункта: если не тратить рабочие часы на скучные монотонные задачи, будет больше времени. А еще сил и настроя на работу. Сегодня маркетолог или пиарщик приходит на работу, открывает почту, видит сто непрочитанных писем — и идет за кофе, потом тратит час на удаление лишнего и поиск важного, потом снова идет за кофе... А если бы он приходил и сразу получал список срочных и приоритетных писем, требующих ответа? Без спама или неважной информации? Это же сразу плюс два рабочих часа и плюс сто к мотивации. Правда, очередь в офисную кофейню станет меньше.

Это поможет успевать больше

Личный помощник — это прекрасное решение проблемы «Я не успел сегодня, давайте уже после выходных». Потому что как это не успел? А чем занимался? Почту за тебя разобрали, документы рассортировали, отчет заполнили (твоя задача — только просмотреть и проверить), чеки за командировку нашли, нужный телефон отыскали, даже за кофе сходили. А значит, можно наконец сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях. Если не отвлекаться на мелочи — их выполнит ассистент — и не терять из-за этого концентрации, не выполнить задачу в срок становится просто невозможным.

Это поможет стать лучше

Делегировать задачи — сама по себе задача, причем непростая. Чтобы ассистент эффективно работал, ему нужно поручать понятные дела с четко понятным и измеримым результатом. Когда мы только разрабатывали Want, мы обнаружили, что люди совершенно не умеют делегировать: не все понимают, что ассистенту нельзя поручить творческое задание или что-то, напрямую связанное с вашей профессиональной деятельностью. Написать речь для презентации на конференции — нет. Оформить готовую презентацию в PowerPoint — возможно (перепроверить точно надо будет). Собрать документы для регистрации на этой конференции — да!

Человек, умеющий декомпозировать задачу, эффективно делегировать и грамотно выстраивать коммуникацию с другим человеком, пусть и ассистентом, очень быстро превращается в эффективного менеджера.

Это уберет нерабочие задачи

Не секрет, что практически каждый сотрудник на работе не только работает. Записать ребенка в сад, дозвониться до налоговой, спланировать отпуск, забронировать столик в ресторане — когда, если не в рабочее время? И вот эти задачи очень легко перекинуть на личного помощника — именно так и поступают генеральные директоры и СЕО. Если же такая возможность появится у каждого сотрудника бухгалтерии и рядового менеджера, представьте, как вырастет их эффективность. А если не вырастет, руководитель сможет сделать выводы.

Это даст больше информации о сотрудниках

Кстати, о выводах. Представьте себе, если бы у каждого руководителя при этом был доступ к закрытой статистике по задачам, которые его сотрудники ставят своим ассистентам. Какие выводы можно было бы сделать? Например, насколько эффективно человек распоряжается чужим временем и силами. Какую именно работу он делегирует. Много ли среди задач личных — или ассистент выполняет половину рабочих обязанностей сотрудника. В общем, взаимодействие с таким вот ассистентом — а фактически подчиненным — поможет понять, например, справится ли сотрудник с более сложными задачами или руководством коллективом. А это уже можно использовать при повышениях или оценке того, все ли работники оптимально подходят для своих должностей.

Лого Телеграма Читайте лучшие тексты проекта «Сноб» в Телеграме Мы отобрали для вас самое интересное. Присоединяйтесь!
0 комментариев
Хотите это обсудить?
Войти Зарегистрироваться

Читайте также

Все работает — зачем что-то менять? Опасная фраза, погубившая не один десяток интересных компаний. И хотя цифровизация уже не кажется таким страшным термином, многие до сих пор не решились на технологические изменения бизнеса. Сергей Зинкевич, продакт-менеджер «КРОК Облачные сервисы», рассказывает, почему не нужно бояться пробовать что-то новое в ИТ
Понятие репутации за последние десятилетия в России оказалось полностью размыто, но, как ни парадоксально, в этом есть и хорошая новость для тех, кто каждый день работает на свое доброе имя. PR-консультант Карен Газарян — о том, что и почему случилось с институтом репутации и почему же, в конечном итоге, это не так плохо
Какие убеждения могут помешать сделать карьеру

«Мнения» на «Снобе»

Ежемесячно «Сноб» читают три миллиона человек. Мы убеждены: многие из наших читателей обладают уникальными знаниями и готовы поделиться необычным взглядом на мир. Поэтому мы открыли раздел «Мнения». В нем мы публикуем не только материалы наших постоянных авторов и участников проекта, но и тексты наших читателей.
Присылайте их на opinion@snob.ru.