Начать блог на снобе
Все новости

Галина Карлсон Фото: Пресс-служба Jabra

1600_.jpg

Галина Карлсон Фото: Пресс-служба Jabra

Галина Карлсон:

5 способов сэкономить время для жизни на встречах и переговорах

Редакционный материал

«Давайте встретимся — нам нужно обсудить вопрос о коммуникации с компанией N», «Прости, не могу говорить — я на встрече», «Предлагаю пообедать и заодно все обсудить». Встречи — обязательная часть бизнес-процессов, и часто именно вживую можно решить вопросы, кажущиеся в переписке неразрешимыми. Но встреча — это в первую очередь время. А время — это невозобновляемый ресурс, нехватка которого с каждым годом ощущается все острее

4 декабря 2019 11:00

Кажется, что встреча — это быстро и удобно, в отличие от переписки и телефонных переговоров. Встретились — обсудили — приняли решение — идем дальше. Но если посчитать, во сколько компании обходятся регулярные переговоры, то получаются интересные цифры.

Итак, представим, что на совещании присутствуют шесть человек. Их средняя зарплата — 90 тысяч рублей. В месяце — 160 рабочих часов, а совещание длится 1 час. По общепринятой формуле, C — стоимость совещания, N — число участников, T — длительность, Зср — среднемесячная зарплата участников, тр.ср — среднее число рабочих часов в месяц, 1 — коэффициент скрытых потерь, связанных с участием во встрече (что подразумевает, что итоговая длительность встречи может быть более 1 часа).

Подсчет показывает, что стоимость одной встречи — 6.750 рублей. А теперь представьте, сколько таких переговоров происходит в месяц. А если компания проводит совещания два-три раза в день? Плюс срочные летучки и разговоры в курилках?  

А если компания партнеров находится в другом городе? Тогда в бюджет личной коммуникации приходится закладывать транспортные расходы и гостиницу. В 2016 году расходы российских компаний на командировки составляли 16 млрд долларов, а к 2021 году, по прогнозам экспертов, эти расходы могут увеличиться до 23 млрд долларов. 

Кроме того, встреча — это не только деньги, это еще и время, которое у топов в прямом смысле стоит дорого. В 2019 году, когда есть куча сервисов по доставке всего на свете и возможности освободить часы жизни на что-то важное, время стало самым ценным ресурсом. И встречи в этой парадигме кажутся одним из самых роскошных мероприятий по ведению бизнеса.

Еще немного арифметики. Большинство руководителей и специалистов работают около 45 лет. Выходит, что около 22 лет они проводят на собраниях. Но и это не самое обидное — треть времени на встречах уходит на ненужные разговоры, необязательные презентации и решение второстепенных вопросов. Выходит, что семь лет жизни человек отправляет в трубу. Семь лет! 

Фото: Pexels

Конечно, отказаться от встреч совсем невозможно. Но есть несколько способов сделать любую рабочую встречу более продуктивной и менее дорогой.

1. Назначаем только необходимые встречи

«Давайте встретимся и найдем точки соприкосновения» — нетворк может быть очень полезным, но деловое общение без очевидной повестки хорошо в перерывах на конференциях и фуршетах. Поэтому лучше четко очертить круг вопросов, которые будут решаться на встрече. Если вы инициатор встречи — подумайте о партнере и о том, почему ему ваше предложение может быть полезным, зачем ему стоит потратить время на этот разговор. 

2. Заботимся о партнерах 

Понятно, что на встречи и переговоры нельзя опаздывать. Но еще нужно уметь слушать. Чем больше слушаешь другую сторону, тем релевантнее твое предложение. Простой алгоритм помогает не только сэкономить время, но и сделать встречу эффективнее: представляетесь, даете свою визитку, формулируете свое предложение или показываете короткую презентацию (короткую — ключевое слово!). А затем слушаете, что вам скажут, и обозначаете свою готовность к обсуждениям. Не забудьте на следующий день или в этот же день вечером прислать короткое резюме встречи партнерам: о чем удалось договориться и какая у кого зона ответственности. 

Корректность, адекватность и смысл всегда работают на любых переговорах и экономят время всем участникам процесса. 

3. Полчаса — ваш ограничитель

Каждая встреча должна иметь четкую повестку дня. И если все участники знают, что эта повестка должна быть реализована за 30 минут, то они не ходят вокруг да около и сразу переходят к делу. Тем более что удерживать внимание дольше получаса без переключений и отвлечений мало кому удается. 

Кстати, 30–35 минут — размер одного «помидора» в знаменитой технике борьбы с прокрастинацией Pomodoro. Техника заключается в следующем: 25 минут активной работы и 5 минут отдыха — временной слот, который тратится на задачу или какую-либо ее часть. Встреча или переговоры вполне могут быть такими «помидорами».

4. Текст вместо длинной презентации

Неожиданное решение — приготовить для всех участников встречи информационный лист с текстом на одну-две страницы, который будет содержать в себе все то, что вы планировали представить в формате презентации. Несколько минут участники встречи потратят на чтение документа, а затем смогут перейти к обсуждению содержания и вопросам. 

Да, на создание такого текста спикерам потребуется больше времени, чем на подготовку презентации с тезисами, но ваши тезисы наверняка будут услышаны аудиторией, посыл лучше запомнится, документ может быть прикреплен к письму с результатами встречи, а время самих переговоров существенно уменьшится.

5. Использовать видеосвязь 

Когда многие компании перешли на удаленную работу и отказались от офисов, встреча часто еще и возможность поддерживать атмосферу в коллективе и ощущение этого коллектива. Командный дух, безусловно, важен, вживую и правда договориться часто бывает проще. Но тут на помощь приходят новые технологии.

Видео-конференц-связь — инструмент, который экономит средства компании и время сотрудников на перемещения и транспорт, но при этом дает возможность решать вопросы практически «вживую». Особенно если устройство может предоставить угол обзора в 180 градусов, при котором всем участникам онлайн-встречи будет комфортно проявлять активность. Невербальные сигналы, которых лишает нас переписка и телефон, — не проблема для видео-конференц-связи. Жесты, зрительный контакт, передача интонаций и даже шепот — все это улавливается и передается умными технологиями. Более того, еще в 2013 году программисты Массачусетского технологического института доказали, что компьютерные алгоритмы при помощи анализа фраз, которыми обмениваются участники совещания, могут понимать, принимается в данный момент важное решение или участники встречи просто болтают. Так искусственный интеллект может стать важным союзником по организации рабочего времени.

Галина Карлсон — региональный директор Jabra в России, Украине, СНГ и Грузии

Лого Телеграма Читайте лучшие тексты проекта «Сноб» в Телеграме Мы отобрали для вас самое интересное. Присоединяйтесь!
0 комментариев
Хотите это обсудить?
Войти Зарегистрироваться

Читайте также

Нейрохирург Научного центра неврологии Алексей Кащеев — врач, у которого в Facebook 5 тысяч друзей и 21 тысяча подписчиков. Кащеев иронично называет себя «Доктор Facebook», потому что ежедневно ему приходится отвечать на десятки сообщений, которые зачастую никак не касаются его профиля. Нейрохирург рассказал «Снобу» о своем кодексе общения с пациентами в сети, о доверии к советам «из интернета» и о роли государства в развитии телемедицины
Сегодня, 25 ноября, Международный день борьбы за ликвидацию насилия в отношении женщин. Всего за 2 дня до этого в Москве и Санкт-Петербурге прошли акции против принятия в России закона о профилактике семейно-бытового насилия. Екатерина Тягай, адвокат Оксаны Пушкиной, автора законопроекта о насилии в семье, партнер и руководитель практики Особых поручений (Sensitive Matters) Коллегии адвокатов Pen & Paper объясняет, почему государству есть дело до того, что творится в семье и как это должно быть отрегулировано
С каждым годом мир ускоряется всё больше — каждый день мы просматриваем огромное количество информации, отвечаем на бесчисленное множество сообщений, реагируем на нескончаемый поток внешних раздражителей. Как успевать ходить на утреннюю йогу, обедать с коллегами, блистать на совещаниях и покорять всех на конференциях, а параллельно с этим не забывать проводить проводить время с семьей и друзьями? Ответ на этот вопрос есть у Марии Жук, CEO коммуникационного агентства JMgroup

«Мнения» на «Снобе»

Ежемесячно «Сноб» читают три миллиона человек. Мы убеждены: многие из наших читателей обладают уникальными знаниями и готовы поделиться необычным взглядом на мир. Поэтому мы открыли раздел «Мнения». В нем мы публикуем не только материалы наших постоянных авторов и участников проекта, но и тексты наших читателей.
Присылайте их на opinion@snob.ru.