Чиновник в открытом пространстве. Как новое рабочее место меняет госслужбу

Социология говорит нам, что пространство и социальные отношения могут значительно влиять друг на друга. Последний год мы с коллегами изучали, что будет, если переместить российских чиновников в абсолютно непривычную для них среду опенспейса.

Что мы знаем о госслужащих? Многие из них предпочитают общение «по протоколу» вместо реального решения проблем; им сложно представить, как можно обращаться к начальнику на «ты», даже если вы ровесники; они устраивают барьеры для коммуникации даже там, где их изначально не было; для них важнее, к какому ведомству ты принадлежишь, чем то, какими профессиональными знаниями ты обладаешь; интенсивный формализм чиновников подкрепляется непреложностью ценности бумажной работы.

Представьте условную даму-чиновницу, привыкшую работать в отдельном кабинете с холодильником, чайным сервизом и кипой бумаг на столе. Она никогда не берет трубку телефона, не любит, когда к ней заходят в кабинет, она вообще не любит общаться. И тут ей надо приспосабливаться к новому, современному офису с открытым пространством. Теперь она вынуждена сидеть бок о бок с коллегами, где избежать общения практически невозможно, да и чай с конфетами пить в одиночку у компьютера уже неловко. Что может произойти? Опенспейс наводнят личные сервизы и перегородки между столами? Или такой типаж чиновника исчезнет, а ему на смену придут современные технократы — умные молодые люди в модных костюмах? 

Мы ожидали, что в новом рабочем пространстве не будет ассоциаций с бюрократией: через дизайн и новые способы организации рабочих мест на первый план должны были выйти более актуальные методы работы — прозрачность процессов, продуктивная коммуникация между отделами и приоритет горизонтальных связей в построении повседневной рабочей рутины.  

На практике оказалось, что пространство, конечно, влияет на рабочие практики и социальные взаимодействия госслужащих, но и сами чиновники внесли свои коррективы в архитектуру пространства: часть руководителей, оставшись без кабинетов, заняла переговорные комнаты, а часть мебели ушла на отгораживание рабочих мест друг от друга. 

Как шла работа над исследованием

Целый месяц мы ежедневно ездили в Единый правительственный комплекс (ЕПК), знакомились с разными ведомствами и департаментами и интервьюировали их сотрудников. Мы проводили с ними исследовательское интервью — это разговор на полтора часа, чтобы собрать как можно больше информации о том, как себя чувствуют госслужащие в новом пространстве, что изменилось в их работе и как они видят свое будущее в этом офисе. В итоге мы собрали около сотни таких интервью. 

Десять дней мы провели в непосредственной близости к сотрудникам в опенспейсе, занимаясь тем, что в социологии называется невключенным, то есть пассивным, наблюдением. Такая работа позволяет уловить то, что не всплывает в разговорах с информантами. Например, мы заметили, что диваны, которые были установлены разработчиками опенспейса для отдыха и неформального общения, сотрудники не используют. Почему так происходит, учитывая, что на интервью почти каждый жаловался нам на нехватку мест для переключения между рабочими задачами? Оказалось, диваны расставлены на этаже таким образом, что складывается впечатление, будто они принадлежат конкретному департаменту. И сотрудники других департаментов не чувствуют себя вправе пользоваться ими. 

Что изменилось

Чиновники действительно стали больше общаться друг с другом. На соседних этажах оказались люди, которые могли годами созваниваться по рабочим вопросам и никогда не видеть друг друга. Теперь они стали ходить «в гости» на другой этаж и познакомились лично. 

Условные «молодые и успешные» специалисты стали подтягивать «закостеневших» в старых привычках чиновников в технических вопросах — это происходит естественно, ведь они сидели рядом. Со своей стороны наиболее опытные сотрудники стали прокачивать «молодняк» и делиться своими знаниями, накопленными за десятилетия работы на госслужбе.

В опенспейсе стало абсурдно поддерживать мнимую секретность документов, в которых на практике чаще всего не содержится ничего по-настоящему секретного. Один респондент рассказывал мне, что в таких материалах, например, может быть описано, какие столы надо закупить в ведомство. Работать в условиях секретности в открытом офисе невозможно. И это, пожалуй, одно из самых ярких произошедших изменений.

С другой стороны, госслужащим даже в новом пространстве удалось сохранить и продемонстрировать ценности, которые они считают важными для госслужбы. Одной из них является иерархичность — она проявила себя в распределении мест при переезде. Кто будет сидеть у панорамного окна, кто у прохода, а кто спиной к начальнику? Все департаменты решали эту задачу по-разному: где-то решение принимал руководитель, где-то тянули жребий. Но чаще всего самые «невыгодные» места доставались молодым сотрудникам, и чем выше должность чиновника, тем выше был шанс, что он мог выбрать место поудобнее. Занять место в укромном углу, например, за колонной, считается привилегией.

Плюсы опенспейса для чиновничьего аппарата

Затраты на охрану и пропускной режим сократились на 40 млн рублей в год, расходы на содержание и эксплуатацию зданий — более чем на 300 млн рублей в год.

Сократилась дистанция между сотрудниками и руководителями, можно чаще общаться и задавать вопросы, точнее, передавать и разъяснять информацию. Перестали проводиться лишние планерки в пользу мгновенных коммуникаций. Вопросы решаются быстрее. 

Меньше «функциональных колодцев» — ситуаций, когда госслужащий концентрируется на реализации только собственной задачи, минимально вступая во взаимодействие и коммуникацию с остальными сотрудниками, ведомствами и потребителями госуслуг.

Потихоньку отпадают неактуальные практики. Прежде всего снижается приоритет официального способа коммуникации — распространение служебных записок, докладных и прочее, — что в свою очередь ведет к пересмотру отношения к документообороту как важному результату работ.

Иерархия ослабляется, начальство частично отказывается от элементов, подчеркивающих обладание властными полномочиями. Для делового разговора больше не закрываются в кабинетах, эти разговоры проходят без привычных ритуалов —  у начальства нет собственных приемных, где надо сидеть в ожидании аудиенции. Интересны и более мелкие детали: в опенспейсе не разрешается ставить чашки на рабочие столы — так пропали именные чашки с позолотой и исчезли собственные принтеры, вентиляторы, портреты Владимира Путина и кучки подарков.

По данным исследования, переезд в Москва-Сити положительно сказался на имидже госслужбы; условия работы в новом пространстве приблизили госслужбу к бизнес-сектору и сделали привлечение специалистов проще: каждый десятый чиновник, которого мы интервьюировали, имел опыт работы в негосударственном секторе.

Сотрудники разных ведомств стали чаще общаться друг с другом, в том числе неформально.

Упрощение коммуникаций привело к исчезновению «людей на ногах», то есть сотрудников, ответственных за передачу физических копий документов в другие ведомства. Кроме ускорения рабочих процессов, эта новая норма позволяет сотрудникам больше времени и внимания уделять своим непосредственным рабочим задачам.

В опенспейсе трудно имитировать деятельность, ведь сотрудник почти все время на виду, таким образом, работник посвящает больше личного времени выполнению рабочих задач.

Рекомендации

Сотрудников надо вовлекать в процесс разработки пространства. Если не обращать внимание на нужды организации и сотрудников, рано или поздно придется переделывать уже готовое пространство.

Работа с возражениями начинается именно здесь. Да, высока вероятность, что сперва все будут протестовать против открытых пространств. Нужно постараться заразить их идеей, что опенспейс упростит их работу, позволит заводить больше полезных связей, активнее общаться с коллегами из других ведомств, позволит получить современные пространства для отдыха, занятий спортом или английским. Одновременно нужно убедить потенциальных пользователей опенспейса, что в нем будут минимизированы базовые неудобства: пространство должно быть продумано таким образом, чтобы разделить шумные места и зону сконцентрированной работы; ресурсные зоны (например, принтеры и кофе-машины) должны находиться в равном для всех доступе; системы подачи воздуха должны управляться пультами индивидуального контроля (сейчас банальное переключение температуры воздуха в ЕПК может занять от получаса — требуются звонки и заявки техническим специалистам.

Подход, при котором пользователи — полноценные агенты пространства, повышает лояльность, даже если по некоторым параметрам новый офис хуже, чем предыдущий (например, он меньше или до него сложнее добираться), и снижает стресс от переезда, коллектив быстрее адаптируется к новым условиям. 

Встречаться вне рабочих задач для чиновников, как оказалось, важно: они регулярно вместе празднуют дни рождения и повышения, организуют акции волонтерства и занимаются спортом. В новых офисах важно использовать этот дух профессионального сообщества и создать как можно больше общественных мест, которые привлекают сотрудников и предлагают для них понятный сценарий взаимодействия. 

Также стало понятно, что если мы хотим получить от переезда трансформационный эффект, то обязательно надо заложить в офисное пространство ожидания того, как должны измениться рабочие процессы: например, если необходимо, чтобы госслужащие развивали горизонтальное взаимодействие, нужно с самого начала сделать электронные допуски всем сотрудникам всех ведомств на все этажи.

О Центре перспективных управленческих решений: 

ЦПУР занимается изучением госслужбы с социологической точки зрения. ЦПУР ставит своей задачей поиск ответа на вопрос: как в имеющихся институциональных условиях повысить качество государственного управления? ЦПУР также выступает координатором и модератором процесса решения общих задач государственного и коммерческого сектора, ставя своей миссией поиск взаимовыгодных решений для государства и бизнеса.